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Dematerializzazione documenti

Ciao a tutti,

Questo messaggio è forse un po’ Off-Topic ma forse qualcuno mi sa aiutare.

Nella mia azienda stiamo procedendo alla dematerializzazione dei documenti.
Per le fatture è venuto da se grazie alla fatturazione elettronica e alla conservazione digitale offerta dai servizi di FE.

Non mi è chiaro invece se la normativa della Conservazione Digitale è da applicare anche ad altri tipi di documento, e/o se va applicata solo ai documenti con pertinenza Fiscale.
Suppongo che non tutti debbano sottostare alle rigide norme della Conservazione Digitale.
I tipi di Documenti sarebbero:

  • DDT in uscita: Guardando in giro sui siti pare che il DDT sia un documento con validità Fiscale e quindi sottostare alla Conservazione Digitale
  • DDT in ingresso
  • Rapportino di intervento. Su questo documento viene basata la relativa fattura, ma per i servizi fiscalmente non esiste un documento particolare come per i beni (DDT)
  • Ordine Cliente (normalmente ricevuto per mail, è obbligatorio stamparlo e conservarlo 10 anni anche lui o dematerializzarlo con la conservazione digitale?)
  • Ordine al fornitore

Preferiremmo, dove possibile, evitare le norme sulla Conservazione Digitale.

Grazie
Ciao
Ettore Maronese

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caro Ettore,
quando si vuole conservare nel tempo un documento digitale (qualunque sia) ad oggi la normativa del CAD prima (Artt da 20 a 23 quater) e del codice civile poi (art. 2220 e 2215bis) impongono la conservazione nel rispetto delle regole tecniche. Se poi tali documenti hanno rilevanza fiscale allora si guarderanno gli artt 3-4 del DM 17.06.2014.
Immagino che sino ad oggi i documenti richiamati nel quesito siano stati conservati in forma cartacea per il tempo richiesto dalla legge.

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Qualche consiglio da dove partire???

Grazie Robert per la ottima risposta.

Ho dato un’occhiata alle normative che hai citato e mi è saltato all’occhio questo del DM 01/06/2014:

  1. Ai fini fiscali, la conformita’ all’originale delle copie
    informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di
    documenti analogici originali unici, e’ autenticata da un notaio o da
    altro pubblico ufficiale a cio’ autorizzato, secondo le modalita’ di
    cui all’art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
    82, e delle relative regole tecniche.

Dove, se si considera il DDT un documento fiscale la copia informatica dovrebbe essere autenticato da un notaio. Non credo che sia proprio così… spero…

Ciao
Ettore Maronese

Ciao Massimiliano

Qualche consiglio da dove partire???

Noi in verità per ora abbiamo eliminato la carta usata nelle procedure interne. Ordini di produzione, Ordini di prelievo per spedizione, ed ora vorremmo eliminare anche i DDT.
Per i primi stiamo usano terminali palmari in magazzino e postazioni PC (con opportuno software che in verità già avevamo).
Per i DDT appunto la questione è regolarizzata da Normativa di Conservazione Digitale.
Probabilmente noi ci appoggeremo ai servizi che può offrire il nostro attuale fornitore che ci gestisce la Fatturazione Elettronica (2CSolution) che ha anche servizi di DMS (Document Management System) in Cloud.

Ciao
Ettore Maronese

tranquillo, non si tratta di documenti originali UNICI. Infatti ne esistono almeno due esemplari :wink:

posso suggerire la lettura di un ottimo testo (per altro aggiornato, rispetto ai tanti altri in circolazione), sul tema. È scritto da Nicola Savino, un esperto nel vero senso del termine, sull’argomento. Può sicuramente dare una indicazione su come procedere, io penso. Il libro lo trovi anche su Amazon https://amzn.to/3klxzee e si intitola “Il Dematerializzatore”. Punto a favore del libro: spiega perché è più importante “dematerializzare” i processi prima ancora che i documenti.

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