In questo documento pubblicato ieri da CNDCEC e FNC si fa il punto sulle caratteristiche del servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche offerto da AdE (paragrafo 6.5):
6.5. Il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate
Nel corso del videoforum del CNDCEC del 15 gennaio 2019, è stato chiesto se l’adesione al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle entrate comporti necessariamente che il contribuente assuma la qualifica di Responsabile della conservazione.
Al riguardo, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) aveva chiarito nelle Linee Guida per l’attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che, in caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing, il ruolo di Responsabile della conservazione poteva essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al soggetto produttore, superando in tal senso una risalente prassi dell’Agenzia delle entrate.
È stata, pertanto, chiesta conferma di quanto sopra e, in caso affermativo, di precisare se tutti gli obblighi e gli oneri di cui agli artt. 6 e 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD, siano a carico del contribuente.
In tale occasione, l’Agenzia dell’entrate ha fatto rinvio a quanto previsto dalle Linee Guida dell’Agenzia per I’Italia Digitale (AgID).
In seguito a tale risposta, il CNDCEC, nell’ambito del Tavolo istituzionale intrattenuto con l’Agenzia delle entrate, ha chiesto conferma se, in tal caso, il Responsabile della conservazione sia l’Agenzia stessa, in quanto da considerarsi “soggetto produttore” che di fatto procede alla conservazione.
L’Agenzia delle entrate, nel confermare che l’AgID è l’Ente preposto all’attuazione e all’interpretazione del CAD, ha ulteriormente precisato che il produttore del documento, nel caso delle fatture (analogiche o elettroniche), è il soggetto in capo al quale il D.P.R. n. 633/1972 pone l’obbligo di emissione e di conservazione. Nel caso di fatture elettroniche e di conservazione di documenti informatici, il soggetto obbligato (e, quindi, responsabile della conservazione) può affidare il servizio di conservazione di tutti o di una parte dei documenti a un terzo, fatte le opportune valutazioni sulle caratteristiche del servizio e sul modello organizzativo che intende adottare. Il terzo diventerebbe Responsabile del servizio di conservazione e svolgerebbe in nome del soggetto produttore le funzioni che garantiscono la conservazione a norma dei documenti informatici, come da art. 6 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Nel caso in cui tale affidamento sia a favore dell’Agenzia delle entrate, i compiti delegati, come riportato nell’art. 3 della Convenzione di servizio per la conservazione delle fatture elettroniche prevista dall’art. 1 del D.Lgs. n. 127/2015, sono:
a) la definizione e attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione ed il governo della sua gestione, di cui all’art. 6, comma 5, del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
b) la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in funzione della particolare tipologia dei documenti da conservare, di cui all’art. 7, comma 1, punto a), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
c) la gestione del processo di conservazione di cui garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente, di cui all’art. 7, comma 1, punto b), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
d) la generazione del rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione, di cui all’art. 7, comma 1, punto c), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
e) la generazione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione, di cui all’art. 7, comma 1,
punto d), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
f) il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione, di cui all’art. 7, comma 1, punto e), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
g) la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi dei file fattura trasmessi e della leggibilità dei file fattura per come trasmessi all’Agenzia, di cui all’art. 7, comma 1, punto f), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, escludendo dalla delega la leggibilità degli eventuali allegati codificati all’interno degli stessi file fattura, che il Contribuente deve garantire mantenendo validi e funzionanti nel tempo gli strumenti software utilizzati per la loro formazione o visualizzazione;
h) l’adozione di misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità, nonché di analoghe misure con riguardo all’obsolescenza del formato dei file fattura, di cui all’art. 7, comma 1, punto g), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, escludendo dalla delega le misure riguardanti l’obsolescenza dei formati degli eventuali allegati codificati all’interno degli stessi file fattura, che il Contribuente deve garantire mantenendo validi e funzionanti nel tempo gli strumenti software utilizzati per la loro formazione o visualizzazione;
i) duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione, di cui all’art. 7, comma 1, punto h), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
j) adozione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione, di cui all’art. 7, comma 1, punto i), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
k) l’assistenza agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza, di cui all’art. 7, comma 1, punto k), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, relativamente al solo sistema di conservazione;
l) predisposizione del manuale di conservazione di cui all’art. 8 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e suo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti, di cui all’art. 7, comma 1, punto m), del D.P.C.M. 3 dicembre 2013. Il Contribuente delegante accetta, altresì, che l’Agenzia possa modificare, anche in corso di esecuzione della presente Convenzione, il Manuale e che le nuove versioni dello stesso saranno rese disponibili mediante pubblicazione sul sito dell’Agenzia nell’area riservata. La pubblicazione del Manuale aggiornato, nell’area predetta, costituisce a tutti gli effetti comunicazione al Contribuente delle variazioni intervenute.
Si sottolinea il fatto che la responsabilità del servizio di conservazione in genere grava sul contribuente che però ha la facoltà di AFFIDARE a un TERZO la conservazione di una parte o della totalità dei documenti. In tale caso il terzo diventa “Responsabile del Servizio di Conservazione” svolgendo in nome del produttore (il contribuente) le funzioni che garantiscono la conservazione a norma dei documenti informatici. Quindi AdE, in quanto delegato, diventa soggetto agli obblighi previsti dagli articoli 6 e 7 del DPCM 3/12/2013.