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Nome file fatture passive duplicati

Si @krasimira.banova, i nomi dei file per SDI sono sono case sensitive

per rendere il nome univoco potresti cambiare la parte del “suffisso” sostituendo i caratteri con il corrispondente ordine all’interno della tabella ASCII, p.e. 0=048, A=065, a=097, … o se vuoi risparmiare sulla lunghezza del nome mettere la corrispondenza esadecimale.

Mi sfugge però il motivo per cui i file di fattura debbano essere salvati tutti nella stessa cartella… Sinceramente in diversi anni di fatturazione elettronica, questo problema non mi è mai stato posto, neppure dai nostri clienti.

Problema ben più grave, invece, il fatto che abbiamo incontrato più casi (pochi, fortunatamente) di fatture con lo stesso IDENTICO nome (compreso il case, maiuscolo o minuscolo), il primo dei quali in genere inviato ad SdI nel 2015 o nei primi mesi del 2016, cosa che, da specifica, è vietata, con tanto di codice di errore 00002 previsto dai controlli svolti dall’SdI. Parlando con l’assistenza, ho avuto risposte contraddittorie.
La volta in cui mi è andata “peggio”, mi è stato detto che l’invio del 2015 (avevo fornito anche l’identificativo SdI corrispondente all’operatore dell’assistenza) a loro non risultava… peccato che abbia tanto di messaggi loro con firma digitale e tutto il resto.
La volta in cui mi è andata “meglio” mi è stato confessato da un altro operatore che in un non ben precisato momento tra il 2015 ed il 2016 l’SdI ha “azzerato” i contatori delle fatture e quindi sì, possono esistere file di fattura con nomi duplicati… Fatto che mette in seria crisi tutto il sistema, a mio parere…

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I file vengono salvati nella stessa cartella perchè normalmente fai uno zip delle fatture del mese/trimestre e lo invii al commercialista il quale poi lo scompatta in una cartella case insensitive perdendosi dei documenti.

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Buongiorno a tutti. Scrivo su questa vecchia discussione perchè stamattina ci siamo accorti di aver ricevuto delle fatture da un nostro fornitore con lo stesso progressivo ma con maiuscole e minuscole (cioe, M57Hi ed M57hi). Noi i documenti ricevuti li salviamo in una cartella Windows su cui non è applicata la regola case sensitive per i nomi di file e, quindi, uno dei 2 file si perde (viene chiaramente sovrascritto) . Ho letto tutti i post: ma nel caso della conservazione sostitutiva su supporto DVD come vi siete regolati? Cioè, è possibile cambiare il nome del file ricevuto senza incorrere in problemi in caso di eventuali controlli fiscali?

Purtroppo la diversità di case va gestita, perché prevista dalla normativa della fattura elettronica. Questo richiede alcune accortezze, anche con i DBMS. Per quanto riguarda il DVD, normalmente usa UDF che vedo può essere configurato in modo che sia case sensitive quando lo si crea. Come questo si traduce nell’uso su sistemi Windows onestamente non ne ho idea.

Grazie Mauro. Il problema si può risolvere in azienda visto che utilizziamo server con file system NTFS o, comunque, con Windows 10. Ma mi chiedo come possa fare il nostro commercialista a fare quesoto. Finora non aveveam mai riscontrato questo problema ma alcune fatture ricevute ad Agosto dalla TIM hanno, in pratica a meno delle maiuscole/minuscole, lo stesso nome. Questo, ad ora, ha provocato la scomparsa di uno dei 2 file. Ma che tu sappia, posso cambiare il nome del file ricevuto dallo SdI con uno in cui aggiungo un suffisso alla PIVA o CF indicato prima del progressivo file? Conserverei sia il nome originale che quello modificato e porterei in conservazione il file con il nome modificato

Onestamente non so bene che pratiche adottiate per conservare le fatture. In un sistema digitale di conservazione a norma normalmente per ogni fattura si crea un pacchetto di versamento con un indice che associa a ciascun documento da conservare una serie di metadati, tramite i quali si possono definire tutte le chiavi con le quali poter ricercare a posteriori i documenti conservati.
Ora, io credo (ma il mio parere non vale nulla) che una volta che si possa garantire la ricercabilità dei file anche mediante il nome originale, la soluzione possa ritenersi accettabile, però è meglio se provate ad approfondire la questione rifacendovi alle norme che prevedono la possibilità di conservare i file così come li state conservando ad oggi. Onestamente io non ero neppure a conoscenza della possibilità di conservare le fatture a norma mediante l’uso di DVD…

Per prima cosa, Mauro, grazie per la tua disponibilità. Come azienda, e di comune accordo con lo studio commerciale che ci segue, abbiamo deciso di effettuare la conservazione delle fatture emesse e dei documenti ricevuti “in casa” senza avvalerci della funzinalità messa a disposizione dall’AdE. Noi generiamo un unico pacchetto di archiviazione nel quale sono contenute tutte le fatture emesse con cadenza mensile e tutti i documenti ricevuti con cadenza annuale (in realtà, quest’ultimo lo abbiamo finora fatto una volta sola per i documenti ricevuti nel 2020). La regola che noi abbiamo stabilito, e riportata nel manuale della conservazione, è che tutti i dati da conservare oltre ad essere presenti nei DB aziendali sono anche memorizzati su supporti esterni (DVD) in triplice copia da conservare fisicamente in 3 posti differenti. Quando si inserisce un DVD prodotto da noi viene lanciato un programma che consente la lettura del contenuto del PdA e la visualizzazione di tutti i documenti conservati (siano essi firmati o meno). Inoltre, lo stesso programma consente anche la ricerca di un dato documento con tutte le modalità richieste, se non erro, dalla normativa stessa. La soluzione che vogliamo attuare, di comune accordo con lo studio commerciale che ci assiste è quello di avere, oltre al nome originale del file, anche un nome modificato (semplicemente non un progressivo dopo la PIVA /CF) diverso dall’originale solo per i casi di “omonimia”. In questo modo non entriamo nel merito delle regole di memorizzazione dei vari file system e non viene in nessun modo modificato il contenuto dei file ricevuti (che è quello che conta alla fine in caso di verifiche fiscali).

Tutto dipende da come avviene la gestione dei file. Se la cosa viene fatta in automatico dal software, ci sono mille modi per risolvere il problema. Per esempio si può mettere ciascuna fattura in una cartella separata ed usare come nome della cartella un identificativo univoco del gestionale oppure l’identificativo SdI. L’identificativo SdI lo si trova nel file metadati che viene inviato insieme alla fattura (che io salverei insieme alla fattura stessa).
Se invece gestite le cose manualmente, scaricando i file e salvandoli su disco, allora una soluzione come quella che ho illustrato sarebbe troppo macchinosa. In questo caso non vedo altra soluzione se non rinominare i file. Non so cosa dica la normativa (o se dice qualcosa), ma secondo me il nome del file non è molto importante purché il contenuto del file non cambi. Come ho detto, il SdI assegna comunque ad ogni documento un identificativo univoco che secondo me è più importante del nome del file. E nel file dei metadati si trova anche il hash del file.

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