Lo scopo delle presenti linee guida è duplice:
1.5. Principali riferimenti normativi.
è necessario referenziare la legge n. 4/2004, stante che molti degli articoli del CAD citati (tra cui il 23-ter) referenziano a tale importante normativa per garantire l’accesso dei documenti a tutti i cittadini, indipendentemente dalla disabilità.
1.6. Linee guida AGID richiamate
Presumendo che la consultazione pubblica di tali linee guida terminerà l’iter dopo la consultazione delle linee guida per l’accessibilità degli strumenti ICT, è necessario referenziare tali linee guida, stante che le stesse referenziano il cap. 10 della norma tecnica europea EN 301549 che si occupa di definire lo standard per lo sviluppo di documenti accessibili (definiti “documenti non web”).
Paragrafo 1.5
Inserire fra i rifeirimenti normativi il
DPCM 19 giugno 2019, n. 76, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attivita’
culturali, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell’Organismo indipendente di valutazione della performance
che abroga, con alcune eccezioni transitorie, il DPCM 29 agosto 2914 citato alla lettera m) (o numero 13)
Paragrafo 1.4 (Abrogazioni e norme transitorie)
Per facilità di lettura potrebbe essere utile inserire, accanto ai numeri degli articoli delle regole tecniche che restano in vigore, anche la loro rubrica.
Quindi:
“• il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, ad eccezione
dell’art. 13 (Accreditamento) che rimane in vigore fino alla emanazione delle Linee guida di cui all’art. 29 del CAD.
Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle presenti Linee guida sono abrogate tutte le disposizioni fatte salve le seguenti:
• art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione;
• art. 6, Funzionalità;
• art. 9, Formato della segnatura di protocollo;
• art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici;
• art. 19, Impronta del documento informatico;
• art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi;
• art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.”
ps: non si potrebbero ricopiare le disposizioni sopravvissute tout-court nel testo delle linee guida?
Paragrafo 1.10 “Natura vincolante delle Linee Guida”
C’è un palese refuso nel riferimento di cui alla nota 4. Pertanto, la dicitura “L’art. 17-quater del CAD”, andrebbe sostituita con “L’art. 17, comma 1-quater del CAD”.
Paragrafo 1.11
“La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione”
Da un punto di vista logico-formale la definizione così formulata sembra condurre a un loop infinito del tipo:
gestione=formazione + gestione + conservazione = formazione + formazione + gestione + conservazione + conservazione = formazione + formazione + formazione + gestione + conservazione + conservazione + conservazione = …
Da un punto di vista pratico, ci sono anche implicazioni interpretative. Per esempio, sempre nello stesso paragrafo:
" Nell’ambito della gestione documentale possono essere necessarie attività di riversamento dei documenti in altro formato diverso da quello originale, come specificato al paragrafo 3.7. Tale riversamento può avvenire più volte nella gestione del documento informatico e in diversi momenti per finalità gestionali o conservative".
Il riversamento, che anche nella norma tecnica internazionale, ha una sua naturale collocazione nella fase di conservazione, sembra qui essere caldeggiato anche in fase di gestione. Si immagina, per esempio, che una pubblica amministrazione quando riceva un file in un formato “deprecato” debba riversarlo in un formato più consono. Non è però chiaro quale altre azioni debbano essere intraprese per garantire la complessiva correttezza giuridico-amministrativo-probatoria del processo di conversione/riversamento.
PARAGRAFO 1.1 - Punto 2
In merito all’”unicum” normativo contenente le regole tecniche e le circolari in materia, un’idea potrebbe essere quella di aggiungere alle presenti Linee guida un ulteriore allegato (nr. 7) che contenga, se possibile aggiornate ad oggi, le indicazioni contenute nella Circolare AgID 62 del 30 aprile 2013 sul Contrassegno elettronico, che, ai sensi dell’art. 23, comma 2-bis, del CAD (citato nella lista di articoli del PARAGRAFO 1.3), anche se magari non frequente come casistica (ad oggi molti più privati rispetto al 2013 accettano documenti firmati digitalmente) è comunque una casistica presente nelle PA quantomeno tutte le volte che si ha a che fare con la digitalizzazione di certificazioni e si vuole dare la certezza al cittadino di poterle in ogni caso utilizzare nei rapporti tra privati, indipendentemente dalla loro forma.
Potrebbe essere un’idea inoltre anche quella di prevedere in uno dei punti iniziali delle Linee guida la possibilità di inserire in futuro ulteriori allegati su determinati temi, come quello del contrassegno elettronico, che ad oggi non sono stati presi inconsiderazione.
PARAGRAFO 1.1 - Punto 2
Sempre in merito all’”unicum” normativo, potrebbe essere un’idea anche riprendere in queste Linee guida, come ulteriori allegati applicabili alle sole Pubbliche Amministrazioni, o come semplici citazioni/rimandi/… direttamente nel testo o nelle note a margine, anche le seguenti 2 Linee guida di AGID:
“Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” di dicembre 2015 che, al netto del titolo incentrato sulla conservazione, descrivevano in maniera molto dettagliata e completa l’intero ciclo di vita del documento informatico.
“Redazione di linee guida sulla pubblicità legale dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle PA” di maggio 2016, che andando ad aggiornare il precedente Vademecum di DigitPA del 2011, costituiscono oggi l’unico documento in cui sono descritte nel dettaglio le modalità tecniche per la gestione dell’albo online.
Quasi sicuramente la natura di queste 2 “Linee guida”, definite così prima della nuova definizione di “Linee guida” prevista oggi dal CAD, è ben diversa rispetto a quelle che siamo qui a commentare. Come descritto nel “Regolamento per l’adozione delle Linee guida per l’attuazione del CAD” approvato con Determina AGID nr. 160/2018, quelle linee guida sono “Linee guida di indirizzo” o al più “Linee guida operative” e non “Linee guida contenenti regole tecniche” come in questo caso, ma penso sia utile quantomeno citare quelle 2 Linee guida per segnalare, per esempio, che non valgono più/che sono abrogate, o che verranno aggiornate, o che possono ancora essere prese come riferimento per numerosi aspetti pratici o altro.
Non so che relazione possa esserci tra Linee guida contenenti regole tecniche e le altre 2 tipologie di Linee guida citate nella Determinazione sopracitata, ma un rimando, una citazione o una semplice indicazione penso possa essere utile a tutte le persone che dovranno averci a che fare.
PARAGRAFO 1.3
Il merito alle abrogazioni del DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico, è sì vero che 7 articoli (interi o parti di essi) non verranno abrogati in quanto regole tecniche afferenti più al DPR 445/2000 che al CAD, ma per completezza delle presenti Linee guida e in relazione alla volontà di predisporre l’”unicum” normativo citato al PARAGRAFO 1.1, potrebbe essere utile al lettore avere direttamente in queste Linee guida anche le disposizioni previste da quei 7 articoli (al netto che gli originali non verranno al momento abrogati). Tali disposizioni potrebbero essere inserite direttamente nel testo delle Linee guida o, se non fosse fattibile, all’interno delle note previste nei capitoli di competenza.
Oltre a questa possibilità, partendo dal fatto che nel PARAGRAFO 3.1.1 viene indicato che le presenti Linee guida individuano le regole tecniche, i criteri e le specifiche previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo in riferimento agli articoli dal 50 al 57 e agli articoli dal 61 al 66 del DPR 445/2000, ovvero gli articoli del DPR 445/2000 ai quali fanno riferimento i 7 articoli che non verrebbero abrogati, è comunque corretta l’indicazione del PARAGRAFO 3.1.1 o c’è qualche altro motivo per cui vi è l’impossibilità di prevedere l’abrogazione anche di quelle disposizioni?
In generale, si rileva l’assenza di una specifica definizione del “documento amministrativo informatico” che genera, anche all’interno della stessa PA, confusione tra quest’ultimo e il “normale” documento informatico, oggetto riferito ai soggetti privati. All’interno delle Linee Guida non sempre viene operata la corretta distinzione e vengono quindi previsti oneri in termini di formazione, contenuto e controllo che, seppur legittimi in ambito PA, risultano eccessivi e non giustificati in ambito privato. Auspicabile una maggiore e puntuale distinzione
1.4: par. 2: A partire da questo termine le Pubbliche Amministrazioni formano i loro documenti esclusivamente in conformità alle presenti Linee Guida. E i privati no? Se lo scopo era dare l’emanazione delle LG come termine ultimo, per le PA, per la produzione di sola documentazione informatica, direi che non è chiaro. Anche perché le LG fanno comunque riferimento alla dematerializzazione di documenti analogici, che quindi io PA potrei continuare a produrre…. Insomma, meglio chiarire
1.11: Benché contenga sicuramente concetti archivistici pienamente condivisibili, viene esposta una visione troppo orientata solo al mondo PA, senza però offrire ad un soggetto privato la possibilità di svincolarsi dagli obblighi contenuti nel capitolo. Ad esempio, il 4° paragrafo fa esplicitamente riferimento alle esigenze pratiche quotidiane di una PA e nel 5° vengono richiamati gli artt. 68 e 69 del CAD (sempre PA). Auspicabile un chiarimento su quali capitoli / paragrafi si debbano applicare solo alla PA e quali siano invece obbligatori anche per i privati
Considerazioni di carattere generale: L’assenza di una specifica definizione di “documento amministrativo informatico” genera, anche all’interno della stessa PA, confusione tra quest’ultimo e il “normale” documento informatico, oggetto riferito ai soggetti privati.
All’interno delle Linee Guida non sempre viene operata la corretta distinzione e vengono quindi previsti oneri in termini di formazione, contenuto e controllo che, seppur legittimi in ambito PA, risultano eccessivi e non giustificati in ambito privato.
Capitolo 1.4, paragrafo 2
“…a partire dal centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore.”
Non si comprende la ragione per la quale non siano espressamente previsti anche i soggetti privati.
Qualora lo scopo fosse quello di stabilire l’emanazione delle LLGG come termine perentorio per la produzione di sola documentazione informatica da parte della PA, probabilmente non sarebbe stato necessario fare ancora riferimento alla dematerializzazione di documenti analogici.
Forse sarebbe meglio chiarire se e in quali casi sia ancora possibile produrre documentazione analogica.
Capitolo 1.11
Principi generali della gestione documentale
Benché contenga sicuramente concetti archivistici pienamente condivisibili, viene esposta una visione totalmente orientata al mondo PA, senza però offrire ad un soggetto privato la possibilità di svincolarsi dagli obblighi contenuti nel capitolo. Ad esempio, il 4° paragrafo fa esplicitamente riferimento alle esigenze pratiche quotidiane di una PA e nel 5° vengono richiamati gli artt. 68 e 69 del CAD (sempre PA).
Senza le dovute specificazioni, il par. 4 risulta vincolante anche per un soggetto privato, compresa la pubblicazione “sul sito istituzionale dell’ente”.
Al contempo, però, manca completamente il riferimento alla fascicolazione.
Dovrebbe essere chiarito quali capitoli / paragrafi si applicano solo alla PA e quali sono invece obbligatori anche per i privati.
Dovrebbero essere inseriti richiami alla centralità delle operazioni di classificazione e fascicolazione come strumento principe per il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito e alla evidenza della corretta esecuzione dei procedimenti amministrativi e attività dell’ente.
Considerazioni di carattere generale
L’assenza di una specifica definizione di “documento amministrativo informatico” genera, anche all’interno della stessa PA, confusione tra quest’ultimo e il “normale” documento informatico, oggetto riferito ai soggetti privati.
All’interno delle Linee Guida non sempre viene operata la corretta distinzione e vengono quindi previsti oneri in termini di formazione, contenuto e controllo che, seppur legittimi in ambito PA, risultano eccessivi e non giustificati in ambito privato.
Considerazioni di carattere generale
L’assenza di una specifica definizione di “documento amministrativo informatico” genera, anche all’interno della stessa PA, confusione tra quest’ultimo e il “normale” documento informatico, oggetto riferito ai soggetti privati.
All’interno delle Linee Guida non sempre viene operata la corretta distinzione e vengono quindi previsti oneri in termini di formazione, contenuto e controllo che, seppur legittimi in ambito PA, risultano eccessivi e non giustificati in ambito privato.
La Scuola di archivistica, paleografia e diplomatica annessa all’Archivio di Stato di Venezia – nell’ambito di un programma didattico inclusivo dello studio degli archivi correnti e dell’amministrazione digitale – e il Dipartimento di Studi umanistici dell’Università Ca’ Foscari di Venezia – nell’ambito di un Accordo Quadro di collaborazione interistituzionale – partecipano alla consultazione pubblica dell’Agenzia per l’Italia digitale sulla bozza di nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (versione 17 ottobre 2019).
Questo intervento intende esaminare un ristretto campo applicativo della normazione tecnica sul ciclo di vita dei documenti, ritenuto tuttavia strategico per la sua corretta applicazione nella gestione, tenuta e tutela dei documenti dal protocollo all’archivio storico.
Pertanto, dopo una premessa di carattere generale e di metodo, le osservazioni sono circoscritte ai punti seguenti:
i. registrazione dei documenti (3.1.3)
ii. formazione del registro di protocollo (3.1.4 e ss.)
iii. fascicolatura (3.3 e ss.).
Qui il link
http://www.archiviodistatovenezia.it/web/fileadmin/template/allegati/Scuola_APD/ASVe-UniVELG_commento20191115.pdfASVE-UNIVE-Commento_LG
paragrafo 1.4.- centottanta giorni per l’applicazione delle linee guida potrebbero essere critici per taluni ambiti.
Pur comprendendo la necessità di sbloccare la nota sospensione riguardo la formazione dei documenti informatici, 6 mesi per l’adeguamento di tutte le regole potrebbero essere davvero pochi, in particolare pensiamo a tutte le revisioni sui metadati. Forse sarebbe opportuno differenziare i tempi di applicazione tra formazione/protocollo/conservazione.