Il cap. 3.1.1 indica come ambito di applicazione quello della PA ma nelle sezioni successive sono contenuti riferimenti a quelli che sembrano essere obblighi anche per i soggetti privati. Nel capitolo 3.5, ad esempio, alcuni punti chiaramente riferiti esclusivamente alla PA (dove si usa l’acronimo AOO o la definizione “Ente”), si mescolano con altri che potrebbero riguardare anche i privati (2, 5, 6, 7, 8.2).
Nel capitolo 3.1.3, paragrafo 3 si dovrebbe specificare che si tratta di un obbligo solo per la PA.
Nel capitolo 3.2 si dovrebbe specificare che si tratta di documenti amministrativi informatici, ovvero solo di ambito PA.
Nel capitolo 3.3.1 manca il riferimento all’allegato con i metadati minimi di fascicolo. In generale i termini “repertorio” così come una chiara definizione di fascicoli di “procedimento”, “affare” (in altri punti “attività”) non sono definiti nel glossario nè sono spiegate le differenze sia di gestione che di meta datazione.
Capitolo 3.5, paragrafo 8, punto 2 - L’adozione di un manuale di gestione documentale non dovrebbe essere obbligatoria per i soggetti privati. Eliminare l’intero punto 2.
I soggetti diversi dalle PA possono redigere un Manuale di Gestione Documentale ove ciò si renda necessario data la complessità della struttura organizzativa e della documentazione oggetto di archiviazione.
Capitolo 3.8 - All’interno dello stesso capitolo si passa da un contesto generalizzato (primo paragrafo) ad uno specifico (secondo paragrafo) ad un terzo che non fa più riferimento al contesto PA ma che non sembra possa essere riferito ai soggetti privati. Potrebbe essere utile eliminare l’ultima frase o ricondurla al solito ambito pubblico e agli archivi privati di interesse storico.
Sono stati, inoltre, rilevati alcuni refusi sul testo che risulta troppo complesso evidenziare tramite il presente forum. Abbiamo, quindi, inoltrato tali suggerimenti di correzione a mezzo PEC (protocollo@per.agid.gov.it)
paragrafo 3.1.5 - Annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile,
Sembra non essere più disponibile l’annullamento parziale di cui al comma 2 art. 8 delle procedenti regole tecniche. Con la nuova formulazione non è più possibile correggere errori di immissione di mittente/destinatario oppure oggetto, con adeguata tracciatura; diverrebbe annullare l’intera registrazione di protocollo anche per meri errori battitura.
Questo vincolo renderebbe molto più rigida l’attività amministrativa.
paragrafo 3.1.4 - segnatura di Protocollo.
E’ possibile cogliere l’occasione per fornire agli Enti una indicazione operativa di segnatura per i documenti informatici? È un tema poco chiaro per molte organizzazioni. Si parla di apposizione o assegnazione. Per i documenti cartacei è chiaro: si tratta di riportare sull’originale cartaceo gli estremi di protocollazione. Ma per i documenti informatici? Bisogna modificare il file ricevuto, magari via PEC, anche se si tratta di formato p7m?
Se, come da definizione, logicamente è l’ “associazione” di taluni metadati … non coincide di fatto con la registrazione nel sistema di Protocollo Informatico? Se invece per segnatura si intende un’altra operazione che come output fornisce un evidenza informatica sarebbe opportuno specificarlo con chiarezza. Non può essere il file XML (ex. Circolare 60/2013) che si limita al contesto degli scambi tra Enti tramite PEC.
Molti Enti interpretano la segnatura di un documento informatico come il riportare sul file numero e data di protocollo, l’effetto è che per i documenti in uscita da firmarsi con CADES seguono una procedura non corretta in quanto protocollano l’atto prima della firma. Operativamente la procedura che taluni adottano è: registrazione di protocollo per ottenere il numero, modifica del documento (tipicamente word o libreoffice) per riportare il suddetto numero, conversione in PDF, infine sottoscrizione. Solo una volta ottenuto il file firmato questo viene associato alla registrazione.
Andrebbe chiarito che per i documenti informatici la segnatura coincide con l’atto di memorizzare in modo immodificabile l’impronta del documento associandola alla registrazione di protocollo.
Altro quesito: perché nella segnatura rispetto alla precedente formulazione è stato tolto il Codice registro?