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Agenda semplificazione 2020-2023: procedure/procedimenti/servizi

Rispetto all’Agenda approvata di recente…

…nel documento viene usato il concetto di “procedura” (a pag.3 si parla di catalogo delle procedure, ma anche in molte altri parti se ne fa uso) insieme al concetto classico di “procedimento”.

per la definizione di “procedura” a cosa di farà riferimento?
nel Regolamento europeo 2018/1724 (SDG) all’art.3 per procedura si intende… “una sequenza di azioni che devono essere compiute dagli utenti allo scopo di soddisfare i requisiti o ottenere dall’autorità competente una decisione al fine di poter esercitare i diritti”… quindi una cosa più ampia del classico procedimento amm.vo e più simile al concetto di “servizio pubblico” erogato da una PA e con un valore percepito, nel suo insieme, da cittadini/imprese.

siccome nel Piano triennale per l’informatica 2020-2022, all’ OB1.1,si parla anche, nel 2021, di “Rilascio in esercizio del catalogo dei servizi delle PA”, che le PA devono poi alimentare, vorrei capire quale correlazione ci sarà tra il catalogo delle procedure e il catalogo dei servizi?
e con i servizi nell’app IO?

inoltre, che impatto si avrà sui classici “repertori dei procedimenti” già implementati dalle singole amministrazioni ai sensidell’art.35 del d.lgs. n.33/2013 e art.1, comma 15, della L.190/2012?

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Bellissima domanda. Seguo.

Non posso dare delucidazioni ma vorrei esprimere un punto di vista critico di prima mano, vedendo il lavoro di colleghi. L’intento morale di velocizzare gli iter procedurali che impattano sulle attività produttive, sull’edilizia e sulle infrastrutture, così rilevanti per l’economia nazionale, è encomiabile (e su questi oggetti sembrano essersi focalizzati al Ministero). Purtroppo sembra che sfugga sempre il nocciolo della questione: da che cosa dipendono i tempi lunghi dei procedimenti amministrativi? Si deve dipendere da un’attività co-istruttoria, informativa, consultiva e/o di controllo demandata ad uffici, organi o enti diversi? Esiste circolarità delle informazioni, interoperabilità e diretta consultabilità e/o acquisizione automatizzata di elementi rilevanti per la decisione? Al moltiplicarsi dei procedimenti il personale che se ne occupa resta invariato, con le varie vicende, fisiologiche o meno, che possono concernere la vita delle persone (ferie, malattia, formazione ecc…)? Non tutti i procedimenti sono uguali, ci possono essere maggiori o minori difficoltà operative e conseguente variabilità del tempo da dedicarvi per addivenire all’emanazione di un provvedimento. La normativa recente prevista per il preavviso di diniego in vista di integrazioni istruttorie (relativa alla sospensione invece dell’interruzione del procedimento) ha aggravato il quadro. Finché chi di dovere non coglie le criticità e il perché di questi asseriti “ritardi” (non senza rinunciare ad una certa demagogia di fondo sulla c.d. produttività della P.A. e sulla c.d. burocrazia difensiva) è un circolo vizioso… P.es. ipotizziamo che in un procedimento amministrativo da istruire che deve essere deciso in 30 giorni io RdP debba controllare una serie di dichiarazioni sostitutive di certificazione, le amministrazioni richiedende ex DPR 445/2000 hanno 30 giorni per rispondere alle richieste di controllo, ho poche scelte astrattamente sensate data la limitatezza del tempo a disposizione: o non controllo (con i rischi del caso) o controllo a campione (con altri rischi) o controllo tutto (e non rispetto il termine), ed ho fatto un esempio semplice, che magari non necessita di un’istruttoria molto corposa e articolata, figuriamoci se si tratta di una pluralità di procedimenti complessi in un ufficio che presenta carenze di personale in modo marcato…

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Sottoscrivo anche le virgole.

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procedimento, procedura, processo… servizio… ahinoi l’assenza di una preventiva e condivisa definizione terminologica - mi pare sia questo il senso del post - è una mancanza enorme di tutto il sistema normativo (legale e tecnico). Se poi c’e’ confusione già sulle definizioni quando si parla di automazione…

La ricerca di definizioni diverse e spesso contraddittorie potrebbe rivelarsi senza fine. E portare all’individuazione di ambienti autoreferenziali, talvolta in settori nemmeno troppo distanti, in cui, per esempio, si indica con procedura ciò che di là è processo, con servizio cio’ che di là è procedimento e cosi’ via…

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La cosa divertente è che questo “catalogo delle procedure” pare nasca proprio per evitare tutto quello di cui parli e per semplificare le cose. Se chiameranno Guercio o Penzo Doria a collaborare c’è qualche speranza, altrimenti la vedo grigia.

Visto che nomini i numi tutelari…
L’esperienza del titolario delle università (da cui Procedamus) ha avuto fra gli esiti collaterali quello di dare qualche definizione di processo, procedura e procedimento e di tipologie di fascicolo. Tuttavia queste sono piuttosto distanti dagli esiti di lavori analoghi in altri settori (es.: titolario dei comuni).
Anche l’approccio complessivo al rapporto fra fascicolo e procedimento amministrativo è diverso.

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Penzo Doria ha lavorato molto sui Comuni, se non ricordo male. Padova, può essere? Comunque tutto sta a mettere al tavolo archivisti, amministrativi e informatici, e che tutte e tre le categorie siano fatte di gente che ha tanto le basi teoriche che l’esperienza sul campo. Un catalogo delle ‘procedure’ dei Comuni non funziona per un Ministero (ogni Ministero è diverso dagli altri, tra l’altro), nè per le Università, nè per le Agenzie, nè per le Autorità ecc ecc ecc.
Ogni soggetto ha i suoi procedimenti e li affronta a modo suo. Poi ci sono punti in cui si interfaccia con l’esterno (altri soggetti pubblici o cittadini), e lì entra in gioco la mitologica interoperabilità (di cui forse il catalogo vuole essere la premessa) ma già si potrebbe fare tantissimo lavorando internamente a eliminare passaggi superflui e ridondanze o ad automatizzare le procedure).

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Le intenzioni esplicitate dal ministero per la pa sono lodevoli e risolutive di molti problemi coi quali ci arrovelliamo quotidianamente, incluso l’uniformazione del linguaggio. Incrociamo le dita.

EDIT: spiego meglio quello che volevo dire facendo riferimento all’esperienza del titolario delle università. Intendevo dire che nell’introduzione di quel lavoro si cerca di dare una definizione dei concetti/parole “procedimento”, “processo”, “procedura”, si cerca poi di sistematizzare e collegare processi, procedimenti e procedure con i documenti e le aggregazioni documentali che sono loro presupposto e residuo. Ecco, esperienze analoghe in altri ambiti partono da definizioni diverse di quei concetti, propongono approcci differenti per stabilire legami fra organizzazione dei documenti e attività. Questo per dire che anche qui esistono varie scuole di pensiero e, anche quando si e’ cercato di sistematizzare, non si e’ giunti a una visione univoca, indipendentemente dal fatto che naturalmente un’università ha processi/procedure/procedimenti diversi da un comune, da un’azienda sanitaria, dal Ministero della difesa, da una questura ecc. Opinione mia, queste scuole di pensiero non hanno trovato una sintesi nemmeno nelle recenti linee guida sul documento informatico, in cui la parte innovativa di definizione di uno schema (xml) per i metadati sembra rifarsi ora alla visione “universitaria”, ora a quella “comunale”. Del resto università e comuni sono forse le istituzioni civili piu’ antiche su cui poggia la nostra cultura, eventuali differenze secolari non si risolvono certo in un lampo. Ciascuno poi ha le sue preferenze per una delle tante scuole di pensiero: certo, mettersi d’accordo almeno sui nomi da dare alle cose non sarebbe male… ripeto, incrociamo le dita sul buon esito di questo tentativo e speriamo che il tutto parte con il capitolo “definizioni”.

Tornando invece a bomba, ho provato a leggere meglio l’agenda ministeriale per la semplificazione e, in effetti, in un primo momento sembra usare procedura e procedimento come sinonimi, poi invece sembra intenderli con significato diverso… scopriremo poi quale?