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Allegato A: Piano di Cessazione del Servizio di Conservazione

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Considerazioni generali

I conservatori che effettivamente hanno delle PA tra i loro clienti sono una manciata di soggetti e quindi si troverebbero nella circostanza ad avere centinaia o migliaia di interlocutori, produttori e titolari dei dati impattati dall’attività.

La cessazione dell’erogazione del servizio o la perdita dell’accreditamento, analogamente allo scarto archivistico, tocca 2 elementi fondamentali ed egualmente critici:

  • Comunicazioni ai clienti, ai Soggetti Produttori (SP/titolari) e ad AgID
  • Eliminazione dati (PA) conservati

Il punto 1 è soggetto alla politica sulle comunicazioni, ma servirebbe un’indicazione ministeriale di cosa fare in caso di mancato riscontro.

Il punto 2 trova riscontro nel manuale di conservazione o nel disciplinare/contratto e, legato anche ad una corretta comunicazione, richiede certamente

  • la definizione di un’accurata procedura (aziendale e di sicurezza)
  • una opportuna reportistica, puntualmente definita, uniforme per tutti (conservatori, flussi documentali, Soprintendenze, ecc), efficace (allo scopo), realisticamente centrata sui dati disponibili ed utilizzabili.

L’aspetto critico ed emergenziale ricorda e richiama il piano disaster recovery o quello per la continuità operativa, dove identificare un team, le attività, esiti attesi, tecnologie utilizzate e test; come gli altri piani citati però si può implementare in modo più efficiente a livello di struttura (TSP/SaaS), invece che per singolo prodotto o servizio.

La bozza di Piano proposta sembra, soprattutto in alcuni passaggi, rifarsi ad una situazione fin troppo concreta, quanto ottimistica, più simile ad un progetto “end-to-end” tra pochi attori. Tra l’altro richiede: strutture già previste (es. Analisi dei rischi), senza dare alcun maggior dettaglio; dati impossibili da produrre (Analisi preliminare dei pacchetti di archiviazione), se non a progetto/iter in corso; interazioni con soggetti diversi dal conservatore (es. struttura di interscambio) e su cui questo non ha alcuna leva contrattuale, normativa o di processo.

La raccomandazione è di astrarre l’intera struttura, ponendola nel corretto contesto AgID (TSP/Marketplace), considerando il combinato disposto degli accreditamenti e delle certificazioni richiesti, già attivi e delle loro evidenze, utilizzando un modello di alto livello dedicato alla cessazione di una linea di produzione (qualsiasi SaaS), con un focus al trattamento (trasmissione/eliminazione) di dati critici (tutti), sensibili (personali) e PA (Soprintendenze), allineato all’impianto documentale già previsto e disponibile, senza sovrapposizioni, cogliendo l’occasione per dirimere questioni anche più trasversali che necessitano semplicemente di una presa di posizione.

Ad esempio preliminarmente sarebbe utile un atto AgID/MiBACT circa l’eliminazione, la conversione (riversamento) e la migrazione dei dati (PA) conservati, ovvero funzionale a qualsiasi alterazione autorizzata o prevista delle sequenze binarie che compongono le Unità Documentali digitali /informatiche. Sarebbe funzionale allo scarto, a questo Piano, a chiarire diversi dubbi e a liberarsi di divergenti possibili accordi tra i singoli soggetti coinvolti.

In ogni caso ed ad ogni livello sarà opportuno ricordare che il Conservatore (privato/esterno) rimane un soggetto diverso dal Produttore, lavora su un archivio di “deposito digitale” che si sviluppa parallelamente a quello di gestione corrente secondo le politiche e le azioni del Produttore; solo il Produttore ha nel suo Piano (e sistema) di gestione lo stato, la struttura e le coordinate della totalità (e della pluralità) degli archivi, dei dati, ecc.

Il conservatore lavora a Pacchetti/Volumi (nel caso di specie PdA), chiedere un dettaglio maggiore, come nel caso dello Scarto archivistico, è una forzatura che comunque produrrà dati parziali e probabili imprecisioni, senza sgravare in alcun modo il Produttore dalle attività che realisticamente solo un perfetto sistema di gestione può implementare ed esprimere.

In sezioni dedicate le mie note punto-punto

Considerato che all’interno de “Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, verrà abrogato l’art. 5 comma 3 del DPCM 3 dicembre 2013, che riporto testualmente: “Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati , pubblici o privati, di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice ( anch’esso abrogato ), fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attivita’ culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni”, risulta di dubbia interpretazione il terzo capoverso delle “Linee Guida sul piano di cessazione conservatori”, poichè il paragrafo 5.8.2, prevede che il soggetto cessante del SdC dovrà anche informare la PA della possibilità di avvalersi di un nuovo conservatore accreditato .
Quindi, se risulta facoltativo per la PA la scelta di un conservatore accreditato o meno, perchè il soggetto cessante del SdC deve indicarne uno ex novo accreditato ?
Potrei avere delucidazioni a riguardo? O quantomeno una chiave di lettura erga omnes ?
Ringrazio e resto in attesa di una Vostra.

All. A: trasferimento PdV: “e la struttura del sistema di conservazione che dovrà recepire i pacchetti versati;” da quanto scritto sembra che il conservatore uscente debba descrivere la struttura del sistema di cosnervazione dell’eventuale nuovo TSP. Perché questo onere deve essere in capo al conservatore uscente? E se questa informazione non fosse disponibile?

All. A: “Valutazione delle tempistiche necessarie al download massivo dei pacchetti di archiviazione”. Formalmente potrebbe essere più corretto parlare di Pacchetti di Distribuzione.