Considerazioni generali
I conservatori che effettivamente hanno delle PA tra i loro clienti sono una manciata di soggetti e quindi si troverebbero nella circostanza ad avere centinaia o migliaia di interlocutori, produttori e titolari dei dati impattati dall’attività.
La cessazione dell’erogazione del servizio o la perdita dell’accreditamento, analogamente allo scarto archivistico, tocca 2 elementi fondamentali ed egualmente critici:
- Comunicazioni ai clienti, ai Soggetti Produttori (SP/titolari) e ad AgID
- Eliminazione dati (PA) conservati
Il punto 1 è soggetto alla politica sulle comunicazioni, ma servirebbe un’indicazione ministeriale di cosa fare in caso di mancato riscontro.
Il punto 2 trova riscontro nel manuale di conservazione o nel disciplinare/contratto e, legato anche ad una corretta comunicazione, richiede certamente
- la definizione di un’accurata procedura (aziendale e di sicurezza)
- una opportuna reportistica, puntualmente definita, uniforme per tutti (conservatori, flussi documentali, Soprintendenze, ecc), efficace (allo scopo), realisticamente centrata sui dati disponibili ed utilizzabili.
L’aspetto critico ed emergenziale ricorda e richiama il piano disaster recovery o quello per la continuità operativa, dove identificare un team, le attività, esiti attesi, tecnologie utilizzate e test; come gli altri piani citati però si può implementare in modo più efficiente a livello di struttura (TSP/SaaS), invece che per singolo prodotto o servizio.
La bozza di Piano proposta sembra, soprattutto in alcuni passaggi, rifarsi ad una situazione fin troppo concreta, quanto ottimistica, più simile ad un progetto “end-to-end” tra pochi attori. Tra l’altro richiede: strutture già previste (es. Analisi dei rischi), senza dare alcun maggior dettaglio; dati impossibili da produrre (Analisi preliminare dei pacchetti di archiviazione), se non a progetto/iter in corso; interazioni con soggetti diversi dal conservatore (es. struttura di interscambio) e su cui questo non ha alcuna leva contrattuale, normativa o di processo.
La raccomandazione è di astrarre l’intera struttura, ponendola nel corretto contesto AgID (TSP/Marketplace), considerando il combinato disposto degli accreditamenti e delle certificazioni richiesti, già attivi e delle loro evidenze, utilizzando un modello di alto livello dedicato alla cessazione di una linea di produzione (qualsiasi SaaS), con un focus al trattamento (trasmissione/eliminazione) di dati critici (tutti), sensibili (personali) e PA (Soprintendenze), allineato all’impianto documentale già previsto e disponibile, senza sovrapposizioni, cogliendo l’occasione per dirimere questioni anche più trasversali che necessitano semplicemente di una presa di posizione.
Ad esempio preliminarmente sarebbe utile un atto AgID/MiBACT circa l’eliminazione, la conversione (riversamento) e la migrazione dei dati (PA) conservati, ovvero funzionale a qualsiasi alterazione autorizzata o prevista delle sequenze binarie che compongono le Unità Documentali digitali /informatiche. Sarebbe funzionale allo scarto, a questo Piano, a chiarire diversi dubbi e a liberarsi di divergenti possibili accordi tra i singoli soggetti coinvolti.
In ogni caso ed ad ogni livello sarà opportuno ricordare che il Conservatore (privato/esterno) rimane un soggetto diverso dal Produttore, lavora su un archivio di “deposito digitale” che si sviluppa parallelamente a quello di gestione corrente secondo le politiche e le azioni del Produttore; solo il Produttore ha nel suo Piano (e sistema) di gestione lo stato, la struttura e le coordinate della totalità (e della pluralità) degli archivi, dei dati, ecc.
Il conservatore lavora a Pacchetti/Volumi (nel caso di specie PdA), chiedere un dettaglio maggiore, come nel caso dello Scarto archivistico, è una forzatura che comunque produrrà dati parziali e probabili imprecisioni, senza sgravare in alcun modo il Produttore dalle attività che realisticamente solo un perfetto sistema di gestione può implementare ed esprimere.
In sezioni dedicate le mie note punto-punto