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Conservazione autonoma

Ciao Paolo,
non fraintendere.
Il mio era proprio una richiesta di chiarimento per capire se effettivamente la conservazione sostitutiva può essere fatta con poco.

su questo forum ci sono commercialisti, programmatori che realizzano la fatturazione/conservazione per la propria azienda e programmatori che realizzano sistemi da cedere/vendere a terzi.

Quello su cui volevo un chiarimento a livello di norma è se

  • il privato o l’azienda può conservare autonomamente i dati senza tante problematiche come indicato da Botte Antonello.
  • un’azienda può conservare i documenti dei propri clienti senza tante problematiche (come sopra) oppure se deve sottostare alla normativa che ho postato poco sopra e quindi essere un’azienda strutturata con almeno 200.000 € di capitale sociale I.V ecc…

questo perché se un ipotetico cliente mi chiede “mi conservi i documenti?” e per normativa devo essere un conservatore accreditato con tutte le regolamentazioni dette parzialmente sopra, devo dire “No, ma se vuoi ti spiego come conservarti autonomamente i documenti” .

Ma se invece quella normativa non ha alcun valore in merito, allora forse posso conservare io i documenti per i clienti senza far perdere tempo a loro.

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  1. se un ente pubblico o un privato si fa la conservazione internamente deve solo osservare il procedimento tecnico corretto
  2. se un ente pubblico si rivolge ad un soggetto terzo questo deve essere società accreditata per la conservazione
  3. se invece un privato si rivolge ad un’altro privato per fargli fare in outsourcing la conservazione non so darti una risposta se deve essere società accreditata perchè è una ipotesi che non ho mai approfondita.

@daniele_m se leggi quello che ha scritto @nico sembrerebbe che un privato può affidare in outsourcing la propria conservazione sostitutiva anche a soggetti non certificati

In data emissione fattura elettronica, e’ OBBLIGATORIO inviarla anche in conservazione oppure e’ possibile attendere e mandarla anche qualche tempo dopo?
Se fosse possibile inviare in conservazione anche dopo la data emissione della fattura, quant’e’ il tempo massimo che e’ possibile attendere?
Riferimenti normativi?

ecco qui

“Si ricorda che, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

In altre parole, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.

A titolo esemplificativo, dunque:
a) un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1.1.2016-31.12.2016) concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti) al più tardi entro il 31.12.2017″

sul tema dell’affidamento a terzi della conservazione sostitutiva un interessante contributo da leggere:

Cosa dice AdE nelle FAQ del 15/1/2019 (Seminario CNDCEC) sul Responsabile della Conservazione per le Fatture Elettroniche

Mi intrometto: da quello che ho capito la conservazione è richiesta a tutti i soggetti emettenti fattura, giusto?

Il servizio gratuito offerto dall’AdE di cui si parlava nei post precedenti e quello a cui si ha accesso aderendo ai seguenti termini?

esatto, naturalmente la conservazione sostitutiva si applica a tutto. Non solo alle FE

Ma è affidabile? Non mi ricordo dove lo leggevo, credo in questo forum, l’AdE declinava ogni responsabilità in caso di perdita dei dati conservati.

Intanto AdE offre 15 anni di conservazione. Cosa che nessun conservatore privato fa. E poi se fallisce un provider privato che fai? Rimani senza documenti. Io penso che sia più sicuro AdE

Io ho letto in questo forum che anche gli altri fornitori di servizi di conservazione declinano ogni responsabilità in caso di perdita di dati. Non ho verificato, ma mi sembra plausibile che mettano clausole del genere nei contratti.

Da questo punto di vista sono d’accordo

In questo thread si è sostanzialmente discusso nei mesi scorsi se un soggetto privato può affidare ad altri soggetti non accreditati presso AGID, un servizio di conservazione sostitutiva.
La risposta è affermativa.
Infatti SOLO LE PA sono tenute ad affidare l’incarico a soggetti che hanno particolari requisiti (fra i quali il capitale sociale versato superiore ad un certo limite) .
In altro thread simile avevo citato l’apposito documento dell’AGID che fornisce indicazioni in tal senso. Incollo di seguito l’altro mio post.

Noi abbiamo realizzato, per gli interessati, un webservice REST open source per interagire con il servizio di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia.

Sì magari ora avranno dato la possibilità di interagire ma se non dichiarano che sono i responsabili preferisco farmi la conservazione on premise

Gli effetti della conservazione fatta dall’Agenzia delle Entrate potranno valere solo per la PA.
Dal punto di vista civilistico, nei rapporti fra i privati, ti devi attrezzare autonomamente.

In parole semplici se si verifica un evento calamitoso che distrugge tutti i server dell’agenzia delle entrate non puoi rivalerti contro l’AdE in una causa in cui un tuo debitore ti chiede la prova dell’esistenza del credito (la fattura elettronica) e tu non sei in grado di esibirla.

E se l’evento calamitoso dovesse colpire i server del conservatore accreditato a cui hai deciso di rivolgerti perché diffidavi dell’AdE?

Riporto la precisazione contenuta nella Risoluzione 161/E del 09 luglio 2007:

“In tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Eventuali inadempienze del soggetto incaricato della conservazione non potranno essere opposte all’Amministrazione finanziaria per giustificare irregolarità o errori nella tenuta e nella conservazione della contabilità o, più in generale, di tutti i documenti rilevanti ai fini tributari.”

E’ bene osservare che il concetto vale per tutti gli incaricati della conservazione.

in questo caso il danno lo paga l’assicurazione che è obbligatoria e comunque sappiamo tutti che il rischio per la responsabilità civile l’imprenditore non lo può trasferire a nessuno

questo è il motivo per cui ritengo che l’opzione “conservazione affidata a Agenzia delle Entrate” è una opzione preziosa da sfruttare. Naturalmente conviene affiancare anche un sistema di conservazione proprio (o in house oppure affidato a terzi)