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Conservazione autonoma


(Giacomo Leopizzi) #1

Buongiorno!
Scrivo questo post per capire se sia possibile conservare autonomamente le fatture elettroniche emesse o ricevute. Leggevo che, per la conservazione, sia necessario l’accreditamento. Questo è vero solo se si conserva conto terzi o anche per poter conservare le proprie fatture?
Infine: qualora sia possibile (seppur sconsigliato) conservare in autonomia le fatture, quali sono i passi da eseguire al fine di ottenere una conservazione a norma?

Grazie in anticipo per le risposte,
Giacomo


(Giacomo) #2

Seguo, interessa anche a me l’argomento.


(Paolo Del Romano) #3

occorre rispettare tutte le procedure tecniche previste per la conservazione da SinCRO UNI 11386:2010,

ti consiglio di leggere la seconda parte di questo articolo di Daniele Tumietto sul tema


(Simone Martorelli) #4

Partecipo da interessato all’argomento. È quindi possibile conservare i propri documenti, con valore legale, pur non essendo un conservatore certificato? purché si rispettino i parametri elencati nell’articolo ovviamente


(Paolo Del Romano) #5

l’importante è rispettare le regole tecniche


(-----) #6

Interessa molto anche a me la conservazione sostitutiva ‘in house’
Qualcuno ha informazioni su come attivarla e quali sono i requisiti minimi che deve avere?

  • autoinvio via pec di documenti firmati e con marca temporale
  • redazione manuale conservazione
  • nomina dei responsabili
  • attuazione politica di backup su sistemi interni e cloud
    potrebbe essere sufficiente?

(Nico) #7

@GiacomoLeopizzi Si puoi farlo e aggiungerei anche ‘… ci mancherebbe altro …’
Vedi art. 5 dpcm 12-3-2014


(-----) #8

Si, ti ringrazio per l’incoraggiamento
Ma per ‘si, puoi farlo’ intendi dire che seguendo questa procedura la conservazione sostitutiva sarebbe ‘a norma’ ?
Perche’ l’unica preoccupazione e’ che ‘ste norme intanto sono ben piu’ d’una e poi non si capisce mai bene chi possa confermare con sicurezza queste cose


(Nico) #9

Ho letto il dpcm 12-3-2014 e l’articolo 5 dice

  1. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione
    può essere svolta:
    a) all’interno della struttura organizzativa del sog-
    getto produttore dei documenti informatici da conservare;
    b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri
    soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie
    organizzative e tecnologiche, anche accreditati come con-
    servatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

I riferimenti normativi successivi non modifica il punto a)

L’articolo 9 del dcpm spiega i passi che devi seguire

I passi principali da eseguire sono:

  1. Identificazione del responsabile,
  2. Redazione di un Manuale della Conservazione ( qui nella sezione documentazione trovi il template ( Schema manuale di conservazione v.2 che mette a disposizione agid )
  3. firmi ogni singola fattura e gli applichi la marca temporale (garantisci così autenticità e integrità)
  4. Ad ogni fattura memorizzata associ una serie di metadati obbligatori al fine di rendere agevole la consultazione dell’archivio fiscale. Sono 6: Nome, Cognome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA, Data. (operazione di metadatazione)
  5. Ogni fattura viene inserita nel ‘pacchetto di versamento’ in ordine cronologico. Il pacchetto di versamento contiene le fatture di un determinato arco temporale (esempio tutte quelle di un mese).
  6. I pacchetti di versamento devono poi essere ‘cristallizzati’ in pacchetti di conservazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta.
    Ciò deve essere fatto con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Il punto 6 stabilisce il momento in cui si conclude il processo di Conservazione Digitale. I documenti non saranno più modificabili e vanno conservati per 10 anni.

Il conservatore accreditato detiene la certificazione di conformità all’art. 29 CAD/dei conservatori accreditati. Questa certificazione di conformità in materia di conservazione digitale è una condizione richiesta solo nel caso in cui la conservazione riguardi documenti della Pubblica Amministrazione se si avvale di esterni (art.5)

… Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi
di conservazione all’interno della propria struttura orga-
nizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici
o privati, di cui all’art. 44-bis, comma 1, del Codice …

Per completezza sconsiglio di utilizzare il servizio gratuito dell’agenzia delle entrate soprattutto perchè dubito che possa essere garantita una assistenza veloce e dedicata visto che è gratuito e poi non potete integrare i vs sistemi con la conservazione delle fatture


(Giacomo Leopizzi) #10

@nico Ti ringrazio per la risposta precisa e chiara.


(Paolo Del Romano) #11

Comunque visto che è automatico non costa nulla attivare anche quello gratuito di AGE.
Complimenti a @nico per la ottima e sintetica Mini Guida alla Conservazione


(-----) #12

C’e’ qualche ‘contro’ ad attivare il servizio di archiviazione sostitutiva offerto da agenzia entrate ed usare poi anche un altro sistema (inhouse o outsourcing) per la consevazione sostitutiva tipo Aruba, o simili?


(Paolo Del Romano) #13

credo proprio di no…perchè dovrebbero esserci?


(Botte Antonello) #14

un esempio di conservazione in house https://www.softcombn.com/Documenti/conservazione_sincro.pdf


(-----) #15

Questo e’ l’anello mancante credo a moltissimi che lavorano con gestionali e simili
Come fare per capire se la procedura proposta, che sembra davvero economica, consente una archiviazione sostitutiva realmente ‘a norma’ e quindi a prova di ispezione maresciallo Gargiulo?


(Paolo Del Romano) #16

la verità è che gli operatori del settore per ragioni economiche hanno drammatizzato e fatto sembrare le cose + difficili di quello che sono


(-----) #17

Ah capisco, lo supponevo pure io
Bon, ora che sappiamo come stanno le cose, possiamo anche noi

  • drammatizzare
  • far sembrare le cose + difficili

:rofl::joy:


(Botte Antonello) #18

scrivi i tuoi dubbi a softcom@newsgestionali.it e ti fai spiegare.
a me sembra a prova anche di maresciallo Gargiulo :wink:


(Daniele) #19

scusate ma vi chiedo un chiarimento.

la linea guida sulla conservazione dei documenti digitali del 2015


accessibile dal link
https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione

a pagina 61 scrive

Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve
inoltre:

  1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000
    Euro;

quindi se uno si arrangia per la propria azienda può conservare in una chiavetta USB aggiungendo una firma digitale da 5 euro
ma se chiede ad un terzo di conservagli i documenti, questo deve avere un’azienda strutturata con capitale sociale da 200.000 mila euro?

oppure quel documento è stato abrogato ma AGID non lo ha rimosso?


(Paolo Del Romano) #20

se un privato non ha le scritture contabili in ordine rischia la bancarotta documentale e l’accertamento fiscale induttivo. Che volete di più ? :open_mouth:

Quindi è suo interesse tenere i documenti che la legge gli impone.