Buonasera,
come struttura sanitaria abbiamo avuto dal garante il divieto di spedire le fatture a privati (persona fisica con codice fiscale di 16 caratteri per intenderci) allo SDI pertanto rimane ancora valido il cartaceo che consegniamo al cliente. Vorrei attivarmi con la conservazione sostitutiva (o digitale). Sul mercato esistono tantissime soluzioni e anche nel forum ho letto vari post a riguardo. Mi domando:
devo obbligatoriamente archiviare il pdf oppure è possibile archiviare l’xml strutturato come i file che transitano dall’interscambio?
potrei sfruttare il servizio dell’Ade che giò utilizzo per le fatture a privati (quelle con la p.iva)?
Visto che ai pazienti va ancora emesso il documento cartaceo presumo che vada archiviato il documento nello stesso formato. In caso contrario potrebbero esserci incongruenze, mi viene in mente il caso in cui viene emessa fattura con bollo fisico mentre la fattura elettronica prevede solo bolli virtuali.
Inoltre, se vuole effettuare l’archiviazione sostitutiva a norma di legge, non è detto che con la sua azienda possa farlo.
Per esempio per archiviare gli XML delle fatture elettroniche a norma di legge possono farlo solo alcuni tipi di società con un tetto minimo di capitale sociale (mi pare di ricordare 200.000€).
Inoltre vanno rispettate alcune procedure periodiche di controllo dell’integrità dei dati e del disaster recovery.
Presumo quindi valga lo stesso per l’archiviazione sostitutiva di altri documenti.
Per quanto riguarda il servizio di archiviazione dell’AdE può essere usato SOLO per le fatture elettroniche e solo per quelle che transitano dallo SDI o che vengono caricate manualmente nel proprio cassetto fiscale.
Questo vuol dire che anche se decide di emettere l’xml di una fattura elettronica da non inviare non c’è modo che possa farlo archiviare all’AdE, altrimenti risulterebbe come inviata.
Buongiorno Andrea, grazie della pronta risposta. Ho adottato già da anni il bollo virtuale anche per il cartaceo quindi il problema della marca non sussiste. Il mio documento a privato viene generato da un software e poi viene stampato cioè dal classico pdf produco il cartaceo pertanto ritengo di poter archiviare il pdf in modalità sostitutiva. Ritiene debba fare la SCANSIONE??? Mi auguro di no.
Per quanto riguarda i 200.000 credo riguardi l’accreditamento dei conservatori. Ho una srl ma sono lontano dai 200.000 se mi si preclude la possibilità di archiviare in modo sostitutivo (rivolgendomi a dei fornitori) non se ne parlerebbe tanto…
per conservare una fattura emessa da aziende privati non serve essere conservatori accreditati agid.
se invece chi emette fatture è una PA, allora è necessario essere accreditati agid e di conseguenza avere un capitale sociale minimo di 200.000 €.
a prescindere, se si conservano le fatture, va mantenuta la linea guida (astratta) sulla conservazione.
Ovvero che le fatture conservate devono essere garantite come inalterabili, valide nel tempo, sicure ,ecc… ecc…
ovviamente è necessario farla correttamente perché la responsabilità cade sul responsabile della conservazione (di solito il titolare) a prescindere che la conservazione venga fatta internamente o esternamente.
per quanto riguarda le fatture cartacee (non cito leggi o altro perché non è il mio mestiere), essendo documenti non unici (si risale al contenuto tramite incroci cliente/fornitore) è sufficiente mettere in conservazione il pdf. Meglio se il PDF fosse di tipo PDF/A.
A prescindere l’importante è che sia leggibile. per assurdo si potrebbe fare una foto alla fattura.
il file poi dovrà essere firmato con riferimento temporale.
Buongiorno Andrea, l’azienda dove lavoro offre soluzioni di conservazione sostitutiva e archiviazione digitale a norma. Se le interessa approfondire la questione rimango a disposizione.
Saluti