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Conservazione Sostitutiva Aruba

Ciao A tutti. Per la conservazione Sostitutiva nel mio gestionale mi sto affidando ad Aruba.
Ho Aperto un profilo Partner con i loro servizi di conservazione.
Qualcuno utilizza già questo tipo di servizio ?

A chi vi siete affidati ?

Io lavoro per debitoor, programma di fattura elettronica e noi consigliamo ai nostri clienti di utilizzare il servizio dell’agenzia delle entrate.
Sicuramente è più sicuro (lo fanno a norma come dicono loro) e se una fattura elettronica non arriva sul gestionale per un qualche problema (ce ne sono ancora molti dati dalle vaghe linee guida dell’Agenzia delle Entrate), arriva sul cassetto fiscale e basta.
In più il servizio è gratuito e funziona in automatico una volta attivato.
Puoi leggere la nostra guida che spiega più nel dettaglio come attivarlo etc… attivare il servizio di conservazione sostitutiva
Buona lettura e fammi sapere come ti trovi con Aruba

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Si avevo valutato anche io la conservazione di AdE.
Ma il fatto che non puoi conservare le varie ricevute di consegna e i metadati dei documenti passivi mi ha lasciato un pò perplesso.
Tu mi dirai che siccome è AdE non cè bisogno delle ricevute in quanto sono già li i documenti.
Bho. non so che pensare.

Mi piacerebbe capire come si regolano un pò tutti quanti Vero che abbiamo tempo più di 1 anno. Però vorrei arrivarci pronto

Putroppo le regole che sono state comunicate fino ad ora hanno molte zone grigie, veramente poco chiare e interpretabili.
Secondo me il servizio dell’AdE per ora è il più “sicuro” in quanto se vogliono fare dei cambiamenti per requisiti o formato, li sarai sempre al sicuro mentre i canali privati dovranno trovare una soluzione alle nuove direttive (quando queste saranno più chiare e specifiche).

Ma lo scopriremo solo col tempo!

SI ma per le fatture passive come fai ? e le ricevute di consegna ? e le notifiche di interscambio ?
Inoltre io nel gestionale ho attivato la possibilità di conserva anche altri documenti. cosa che AdE non può gestire. Mi lascia molto perplessa la cosa. Attualmente sono contento della mia scelta.

Girando su internet ho trovato questo articolo.

io avevo iniziato a provare il servizio di aruba però tra una serie di problematiche tra le quali, una volta firmato il contratto, sono spariti tutti (commerciali , tecnici, ecc…) e in un mese e mezzo non ho avuto risposte nonostante le chiamate/mail/ticket aperti ogni 4 giorni… ho abbandonato l’idea.
Inoltre da quello che mi avevano indicato, aruba emetteva i documenti di conservazione che poi dovevo far firmare al cliente finale. Sinceramente se faccio da rivenditore non mi va di far stipulare contratti diretti tra il mio cliente e il mio fornitore… specie perchè aruba al rivenditore fa un prezzo mentre con il cliente finale fa la meretrice e rivende il servizio a 5 euro o 20 euro.

in aggiunta al fatto che i documenti vanno conservati entro i 60/90 giorni dell’anno successivo alla chiusura dell’anno d’imposta , praticamente entro febbraio 2021 vanno conservati i documenti del 2019
me la sto prendendo comoda e affronterò il problema tra un paio di mesi.

sinceramente quei 5 limiti di cui parlano non mi sembra che esistano o che siano esagerati, forse perché loro stessi rivendono un servizio di conservazione.

  1. ACCORDI NON NEGOZIABILI : non vedo perché chi offre un servizio dovrebbe cambiare le condizioni. specie se si parla di conservazione gratuita e non di un contratto di vendita
  2. ARCHIVI FRAMMENTATI: è normale che se conservi la fatture in ADE, gli altri documenti se li vuoi conservare in digitale devi appoggiarti ad altri. ma non lo ritengo un problema.
  3. MANCATA CONSERVAZIONE DI RICEVUTE, DATI E DOCUMENTI INTEGRATIVI: parlano del problema sul protocollare le fatture passive (non c’è più l’obbligo) e allegare documenti alla fattura (tipo ddt o contratti) che sono casi opzionali
  4. CARICAMENTI MANUALI. mi sembra che sia automatizzato sinceramente
  5. POSSIBILITÀ DI CONFLITTO DI INTERESSI IN CASO DI CONTESTAZIONI ADE: questo forse è l’unica cosa valida… ma ritengo che a prescindere se metti in conservazione una fattura su un servizio esterno e quella dell’ade è diversa, dubito diano ragione al servizio esterno. Inoltre dato che è tracciato l’invio e la ricezione, se l’ade perdesse il file legato al tuo cassetto fiscale, ci sarà quello del destinatario/mittente della fattura (duplice copia). Per finire, tutti i conservatori non hanno responsabilità in caso di perdita dei dati. quindi appoggiarsi all’uno o all’altro penso cambi poco.
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Si mi sembrano “limiti” un po’ campati per aria.
E dando un’occhiata, vendono un servizio di gestione e conservazione, quindi questi limiti mi sembrano abbastanza strumentali.

Sono contento di una cosa…
Vedo che comunque cè ancora confusione e incertezza. QUindi tiro un sospiro di sollievo.

Io naturalmente prima di aderire al servizio di conservazione con aruba, ho chiesto altri preventivi in giro. Anche ad infocert che penso non siano gli ultimi arrivati.

Ma sono rimasto scioccato dai prezzi della concorrenza di aruba.

io per ora avevo chiesto ad Aruba, infocert e Namirial ma in ogni caso il prezzo di aruba rimane il più basso.
il problema però è quello indicato sopra.

alla fine dato che lavoriamo solo con aziende private e non PA, dato che comunque tempo ne abbiamo, si ipotizzava di fare il servizio di conservazione in maniera autonoma.

“sembra” che se non lavori con le PA non serva avere 200.000 mila euro di capitale sociale
purtroppo non ci sono informazioni chiare in merito.

Anche io volevo fare la conservazione direttamente dal software e direttamente dal cliente. Per esempio salvando su CD i dati.
Ma sembra sia un eresia questa cosa.

Io non mi avvalgo di server, la fatturazione passiva la gestisco tramite PEC quindi non mi sono nemmeno Accreditato.
Sinceramente non saprei nemmeno cosa serve per farlo visto che non mi sono mai interessato.

Io ora proverò questo servizio al limite vi farò sapere.

noi lavoriamo tutto in cloud.
uno o più server che tengono i dati dei clienti ed inviano le fatture
un server dedicato per ricevere le fatture dai clienti, le notifiche e le fatture di acquisto che poi vengono copiate nei rispettivi db.

quindi ai fini della conservazione dovremmo estrapolare i dati del server che contiene nome file e contenuto. con relativi file metadati.

dopodiché creare i pacchetti, firmarli, creare l’hash del file + percorso o qualcosa di simile.

Dunque. Nelle Linee Guida Agid sulla Conservazione dei documenti informatici

a pagina 64 si legge:

6. Il sistema di conservazione: modelli di riferimento
6.1 La conservazione gestita in proprio o affidata, in parte o in toto a terzi: descrizione dei
modelli di riferimento delle strutture organizzative e della ripartizione delle
responsabilità
I modelli organizzativi di riferimento della conservazione sono definiti, in attuazione dell’art.
44 del CAD, all’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 in tema di conservazione. La conservazione
può essere realizzata all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei
63Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici
documenti informatici da conservare (modello interno) ovvero affidandola (modello esterno),
in tutto o in parte, a soggetti pubblici e privati che offrano idonee garanzie organizzative e
tecnologiche. Le pubbliche amministrazioni che vogliano esternalizzare il servizio di
conservazione, sono tenute per legge ad affidarlo ad una società, sia essa pubblica o privata,
accreditata presso AgID, di cui all’articolo 44-bis del CAD.


Quindi mi pare che non ci siano dubbi sul fatto che i privati possono affidare il servizio di conservazione a chi vogliono loro. Anche perchè (ripeto) la responsabilità del rischio di “bancarotta documentale” rimane sempre in capo all’imprenditore. Cosa che non esiste per la PA.

Infine rinnovo l’invito a leggersi un recente articolo apparso su Eutekne sul tema:

Che la conservazione possa essere fatta in Outsourcing o insourcing si sapeva… il problema è come farla.
Io penso ad un azienda, una piccola azienda che vuole farsi la sua bella conservazione a suo rischio naturalmente debba poterla fare, anche se la sua azienda non è in possesso di un server da 1000€ al mese.
Quindi la mia domanda rimane. è possibile farsi la conservazione normalmente memorizzando i dati per esempio su un CD ?
Alla fine l’importante è consegnare i documenti quando vengono richiesti o sbaglio ?

Ma io sono ignorante. Quindi magari mi sbaglio.

Certo che sia possibile!
L’importante è rispettare le procedure tecniche previste dal CAD

Dunque.Come avevo già detto qualche giorno fà ho provato a fare la conservazione di Aruba.

Daniele_M devo dirti che hanno fatto la stessa cosa con me.
Aruba ha un costo davvero basso, ma in quanto ad assistenza nebbia assoluta.
Spariti tutti quanti. Ho inviato una pec per chiedere delle informazioni il giorno 15, ad oggi nessuna risposta.

Sei abbandonato a te stesso senza sapere bene cosa si debba fare per poter avviare questa conservazione.

Mi sento di sconsigliare Aruba per la conservazione.