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Conservazione sostitutiva fatture - come fare?

sarebbe utile sapere il riferimento normativo.

Da quanto sapevo è vero che le fatture dovevano sempre essere conservate ma va fatta una netta distinzione tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva.

Se arriva una fattura elettronica tramite SDI, la fattura cartacea non esiste e non c’è obbligo di conservarla (anche se arriva per email o se viene stampata). In quanto la fattura reale è la fattura XML.

Se arriva una fattura analogica/cartacea, allora la fattura reale è quella cartacea.
In questo caso c’è la facoltà(non obbligo) di scansionare e conservare digitalmente la fattura oppure se possibile, sfruttare le nuove tipologie di documento TDx.
Essendo la fattura cartacea quella originale, la fattura digitalizzata non ha alcun valore legale e quindi vanno conservate entrambe.
Tempo addietro credo di aver letto una normativa indicante che una fattura o documento cartaceo può essere sostituito completamente da quello digitale se il documento veniva comprovato da un notaio, firmato e poi sigillato in conservazione.
Comodità a livello di spazio ma estrema scomodità a livello di costi, sempre che non mi sbaglio.
Ho un ricordo un po vago di questa cosa.

Il ragionamento è semplice. Se prima dovevi conservare le fatture cartacee per 10 anni senza perderle, dovrai fare altrettanto per quelle elettroniche.

Una fattura cartacea la puoi scansionare e mandare in conservazione digitale eliminando la carta, ma il problema non cambia.

Secondo me il problema nasce dalle fatture presenti nel cassetto fiscale sotto la cartelle “Messe a disposizione” e quindi NON sono giunte nel tuo sistema automatico di gestione, quindi non hai il file xml da conservare.

Le sanzioni per la mancata conservazione delle fatture elettroniche nascono sull’onda di quelle relative alla mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali, così come definito nell’ Articolo 52 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 633/72. L’importo della multa può dunque variare tra i 1.032,91 e 7.746,85 euro.

in teoria se la fattura nasce cartacea, non dovrebbe essere possibile buttarla via essendo l’originale.

il problema mi sembra diverso dal messaggio di prima dove si parlava di conservare le cartacee e le elettronica e si era in sanzione se c’era discrepanza.

ad ogni modo il proprio cassetto fiscale è dato da:

  • fatture ricevute
  • fatture messe a disposizione.

entrambe sono fatture che la partita iva riceve.
la differenza è che le “fatture messe a disposizione” sono fatture che non sono state consegnate tramite intermediario e non sono detraibili fino alla loro apertura.

Abilitando il servizio dell’agenzia delle entrate, tutte le fatture ricevute sono conservate quindi non è un problema.
Il problema sorge se si vuole conservare esternamente.

ma considerando che chi conserva (aruba, telecom, ade, ecc) non è il responsabile della conservazione.
che si possono conservare le stesse fatture con più conservatori.
che la conservazione dell’ade è gratuita.
tanto vale avere più conservatori.

che poi, se la fattura rimane tra le “messe a disposizione” significa che non ti è arrivata.
se non ti è arrivata non l’hai portata a bilancio.
non l’hai portata a bilancio significa che non puoi detrarla.

è comunque importante ricordarsi che l’intermediario è una semplice opzione e sapendo che, salvo magheggi particolari, un intermediario non può collegarsi al cassetto fiscale ma è il cassetto fiscale che invia all’intermediario, è chiaro che l’ultima parola e la ragione è sempre con l’agenzia delle entrate.
quindi abilitare la loro conservazione e controllare la sezione “messe a disposizione” prima di ogni liquidazione è fondamentale per risolvere ogni problema. Oltre che a recuperare l’XML se si volesse conservare esternamente.

Nella realtà no perchè se le fatture sono state scansionate e mandate in conservazione con firma e timbro temporale entro la data di conservazione puoi tranquillamente mandarle al macero.

Infatti io mi riferisco a tutti i conservatori esterni all’ ADE.
Qui poi si apre un grande capitolo se la conservazione gratuita dell’ADE sia veramente una soluzione…

Questa tua considerazione è molto importante. Se mi accorgo di avere una fattura non ricevuta diversi mesi dopo la data della fattura stessa e l’ho già portata in detrazione perchè ho utilizzato la fattura cartacea, commetto un illecito perchè la data di ricezione è quella in cui ho cliccato nel cassetto fiscale.
Stiamo cercando il pelo nell’uovo ma se si vuole essere corretti dovrebbe essere così.

Purtroppo non è il pelo nell’uovo anche se sarebbe bello fosse tale.

La fattura cartacea, da quando esiste la fatturazione elettronica, va vista come carta straccia (salvo non si parli di fatture provenienti da forfettari o altre categorie non obbligate alla fatturazione elettronica) e soprattutto ci si può rifiutare di pagarla in quanto può essere vista come frode fiscale.

è anche vero che in caso di mancata ricezione di una fattura ( il fornitore non l’ha inoltrata) si dovrebbe fare un’ autofatturazione per conto del fornitore entro il sesto mese (è come denunciare il fornitore all’agenzia delle entrate)

se invece la fattura non è stata ricevuta ( bloccata nel cassetto fiscale) , il fornitore la vede come “non consegnata” e per indicazioni dell’agenzia delle entrate, dovrebbe comunicare tempestivamente al cliente che la fattura è disponibile presso il cassetto fiscale ed allegare nella comunicazione l’xml della notifica.
ma in realtà non lo fa nessuno.

Esatto non lo fa nessuno perchè mandano la fattura di cortesia sempre e magari anche prima di trasmetterla. Ecco perchè secondo me l’ADE farà ricche multe…

questo però può essere visto come arrampicarsi sugli specchi.
A parte che sconsiglio le fatture di cortesia inviate prima o dopo, dato che la fattura elettronica ha la possibilità di allegare documenti.

poi la fattura di cortesia è solo un documento che andrebbe dato ai privati dato che non possono vedere le fatture nel cassetto fiscale, oppure in caso di fattura accompagnatoria per l’eventuale trasporto.

Dobbiamo anche considerare un altro aspetto molto importante.
la fattura va registrata con data uguale o successiva alla data di ricezione.
Questa è una prerogativa che c’era anche prima della fatturazione elettronica, magari usando come riferimento la PEC.

Ad ogni modo il problema è relativo alla singola azienda che eventualmente ha sbagliato.
Lo si può paragonare ad un’azienda che invia una fattura ma non la registra in contabilità o viceversa.

Molto dipende anche dal software che si usa per l’inserimento e l’invio delle fatture. Il software lo sa quando la fattura viene inviata e se viene consegnata o no e quindi può far fare all’utente la cosa giusta (o quantomeno guidarlo).
Per fare due esempi:

  • Fintantoché la fattura non raggiunge uno stato finale (consegnata o mancata consegna), ogni stampa contiene la dicitura “bozza” o qualcosa del genere e non è possibile scaricare l’XML e/o registrarla in contabilità.
  • Tutte le fatture verso persone fisiche e tutte le fatture non consegnate verso aziende finiscono in un’apposita maschera che indica l’obbligo di consegna della copia di cortesia (per i privati) o l’invio della comunicazione di messa a disposizione sul cassetto fiscale (per le aziende), magari con la possibilità di inviare le relative mail direttamente dal programma.

Alla fine dopo tanto valutare, l’idea di fare da conservatore inSourcing è stata abbandonata e mi sono appoggiato ad un conservatore accreditato.

Ora però vengono spontanee alcune domande su quali dati conservare.

Le fatture ricevute sono composte dalla fattura e dal file dei metadati.
Alcuni dicono che vada conservata la singola fattura, altri la fattura con i medatati in una sola dichiarazione archivistica, altri suggeriscono di memorizzarle entrambe su DA distinte.
Stessa logica con le fatture attive.

Come fate/fareste voi?