Buongiorno,
avrei bisogno di qualche chiarimento riguardo la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.
Se un trasmittente volesse dare ai propri clienti anche il servizio di conservazione, indipendentemente da quello gratuito dell’Agenzia delle Entrate, dovrebbe prima fare domanda di accreditamento anche per la conservazione o basta l’accreditamento del canale per la trasmissione?
Qualcuno di voi ha implementato il servizio di conservazione delle fatture?
Grazie e buon lavoro!
Se vuoi fare una conservazione a termini di legge non ti asciughi più gli occhi.
Ci sono requisiti stringenti per la società che offre il servizio (es. 200.000€ di capitale sociale) più un sacco di oneri di controllo sicurezza e coerenza dei dati periodici da effettuare sulle fatture conservate.
Se vuoi invece offrire un servizio aggiuntivo di conservazione non a termini di legge puoi fare un po quello che vuoi, a patto che il cliente sia coperto da almeno un servizio di conservazione a termini di legge (tipo quello dell’AdE).
Ricorda che se decidi di archiviare le fatture elettroniche devi comunque rispettare il GDPR in quanto contengono dati anagrafici e possibilmente dati sensibili
Ah, perfetto direi! Ti ringrazio per la celere risposta.
Il problema del servizio gratuito dell’AdE mi sembra di capire che abbia delle pecche, ad esempio i termini di consultabilità dei documenti da parte di terzi.
In particolare, la legge dice che
“tutta la documentazione informatica deve essere SUBITO consultata in caso di accertamento delle Autorità competenti”
ma l’AdE garantisce la consultabilità dei documenti entro 48 ore dalla richiesta.
Come si fa a questo punto? Mi sembra che la tua soluzione sia l’unica alternativa possibile.
dato che interessa anche a me , mi unisco.
sapevo che i termini di legge sul capitale sociale ( >= 200.000 euro ) era riferito alle aziende che vogliono diventare conservatori accreditati ed il conservatore accreditato è obbligatorio per le sole PA.
Mentre per tutti gli altri , possono fare da conservatori a patto che rispettino le specifiche tecniche sulla conservazione.
il fatto della legge, che la documentazione informatica deve essere reperibile subito per accertamento, credo faccia riferimento alla conservazione digitale e non alla conservazione sostitutiva.
Mi spiego meglio.
la conservazione digitale significa che non sei obbligato ad avere il cartaceo, ma potresti prendere una penna usb, un cd o altro e inserire tutti i pdf o scansioni delle fatture all’interno.
Come per le fatture cartacee, in caso di controllo non puoi dire alle autorità: “scusate ma il provider ha le fatture tornate tra una settimana”
la conservazione sostituiva invece consiste nel prendere i vari documenti, creare delle sezioni di metadati per categorizzare il tipo di documento, creare un pacchetto, firmarlo anche temporalmente , inserirlo in un sistema chiuso non modificabile, registrando dimensione e posizione del file collegato al file metadati che riporta l’hash delle informazioni. (più o meno)
ma quando va fatta la conservazione?
citando il sito agenda digitale o anche fisco e tasse
D’altra parte il fatto non appare preoccupante atteso che la conservazione delle fatture emesse e ricevute nell’anno 2018 può essere effettuata entro tre mesi dal termine di presentazione previsto per la dichiarazione dei redditi relativa all’anno di formazione dei documenti (31/01/2020)
questo significa che puoi mettere in conservazione le fatture del 2019 a gennaio 2020 e in caso di controlli non possono richiederti di vedere le fatture nel sistema di conservazione se non le hai ancora inserite.
Sicuramente c’è molta confusione riguardo l’argomento.
Una tra le tante fonti che ho consultato è questa qui ma sinceramente non capisco se basti solo prendere i documenti, produrre un indice, apporre marca temporale e firma per conservare le fatture a norma di legge.
Tra l’altro ho sentito l’assistenza ma hanno solo saputo dirmi di attivare il loro servizio gratuito!