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Conservazione Sostitutiva Insourcing

certo che lo possono fare da soli!
L’articolo 5 di cui sopra recita:
“a) all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare;”

Si possono, ma devono offrire idonee garanzie organizzative e tecnologiche

questa idoneità è codificata nel CAD (Codice Amministrazione Digitale), per cui In Italia o in un’altro stato riconosciuto dall’amministrazione Digitale Italiana, ci deve essere un cristiano che ti scrive che quello che hai scelto/realizzato è idoneo.

Caro Diego ti sbagli. Rileggi bene l’articolo 5 che hai incollato.

–ipotesi a) (di cui al comma 2) lo fai internamente e quindi NESSUN PROBLEMA

–ipotesi b), lo affidi a terzi che deve offrire idonee garanzie organizzative e tecnologiche (in altre parole devi avere il know how necessario) ma non devi farlo certificare a nessuno

Se invece si parla di PA allora queste possono affidare l’incarico solo a società accreditate presso Agid

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ti sbagli; anche loro (la PA) se lo possono fare all’interno:

1. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi
di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’art. 44 -bis , comma 1, del Codice, fatte
salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo
22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni.

magari mi sbaglio, verificarlo è molto semplice,
uno dovrebbe fare da apripista “home made” e fare un interpello per chiedere se quello che è stato fatto è corretto.

in merito all’ipotesi a) hai “censurato” le parole all’interno della struttura organizzativa
dove al punto 1. “secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti”

per cui una eventuale soluzione fai da tè che rispecchia questo criterio la vedo un po’ dura.

ma magari mi sbaglio io ed è come dici tu

scusate ma adesso col cartaceo come funziona? Non è un fai da te?
E poi chi rischia? Non è l’imprenditore che deve stare attento a non trovarsi come capo d’imputazione il reato di bancarotta documentale se non ha i registri e i documenti aziendali?

La stessa riflessione l’avevo fatta qui:

ma infatti è sempre obbligatorio redigere il Manuale della Conservazione che spiega come si realizza la conservazione all’interno di quell’azienda

Su questo hai 100% ragione,
per quello se Tizio Rossi dichiara, “Io faccio la conservazione”
e Caio si fida.
Poi si scopre che Tizio salvava i dati sull’ iPod della figlia

è un rischio ed un reato di Tizio, anche se in base ad alcune sentenze passate, il giudice potrebbe contestare a Caio che: “non poteva non accorgersi”

Poi fino ad alcuni dati disponibili del 2018, ci sono capiluoghi di provincia con le amministrazioni che hanno una compliance <= 15% al CAD (ovvero 85% non a norma).

Come si fa in Italia una Linea Guida e’ qualcosa a cui ci si avvicina , piano piano

sempre lì andiamo a parare: esempio manuale conservazione

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come una municipalizzata che conosco che non aveva le copie di backup delle fatture emesse delle forniture d’acqua ai cittadini del comune e si sono ritrovati di colpo (in seguito alla rottura dell’hd) senza dati

Non ci siamo.
Se quando arriva l’ente preposto al controllo dei miei documenti che ho in conservazione e io gli fornisco quello che mi chiedono come la legge dice di conservare. Il problema dovè? Che qualcuno mi deve certificare che ho fatto le cose come si deve? Allora questo discorso varrebbe anche per la creazione della fattura elettronica. Qualcuno dovrebbe certificarmi per vedere se io emetto una fattura corretta.

:+1:
esatto, quando emetti una fattura lo sdi la valida e ti restituisce un esito con il suo hash, quella è la prova che la fattura è corretta.

nel settore privato puo’ accadere che ricevi una visita di controllo della Guardia di Finanza a cui devi far vedere le scritture contabili dematerializzate. Loro ti dovrebbero eccepire che quelle scritture non sono valide perchè non hai rispettato la procedura prevista per la conservazione sostitutiva. Ma ripeto basta leggersi questo articolo di Daniele Tumietto che dice come bisogna fare per essere in regola:

Senti @Paolo_Del_Romano

prima hai aggiunto sempre obbligatorio redigere il Manuale della Conservazione, ora hai aggiunto la SinCRO UNI 11386:2010,

… gira e rigira … sempre lì andiamo a finire,

la soluzione “home made” alla fine assomiglia sempre di più alla strada maestra.
per rispondere a @Enrico_Pietrobon:

In soldoni si puoi fare la conservazione in sourcing , ma vuoto per pieno quello che devi mettere in piedi non è così diverso dai conservatori accreditati.

…per cui fatevi 2 conti in tasca…

premetto che sono molto incapace in materia fiscale ma provo a fare due ragionamenti che spero mi indichiate se possono essere corretti o meno

scrivete della SinCRO UNI 11386:2010 e in merito riportate questa pagina


in questo articolo di ottobre 2018 si parla della regola di conservare e mantenere un protocollo per le fatture di acquisto. ma il protocollo di acquisto non era saltato con la legge di bilancio 2019 di novembre?
quindi se quell’articolo parla della SinCRO UNI 11386:2010, è ancora considerato valido ?

penso che la soluzione home made non sia “faccio quello che voglio e metto tutto in una chiavetta USB.” Ma decido se dare 200 euro all’anno ad un’azienda o investo 1000 euro e faccio tutto localmente.

Non ho capito cosa faresti con 1000 Euri di budget,
… riguarda bene solo quello che devi dichiarare di avere nel manuale di conservazione …
come minimo servono 3 4 persone nell’organizzazione con almeno 2 siti.

Ma perchè scusa dici che si deve investire cosi tanti soldi? Se io mi faccio una conservazione di legge su CD anzi che su un server in cloud?

probabilmente o sicuramente mi sfugge qualcosa, ma non mi sembra che la norma dica “devi avere i dati online”
considera che non stiamo parlando di conservatori per le PA ma privato per privato o privato su sé stesso.

penso che una volta che hai un server in casa con un programma che indicizzi i file hash e relativi metadati, la chiavetta USB per la marca temporale, la possibilità di ricercare, visualizzare ed estrarre i dati.
il manuale di conservazione dove riporterai che i dati sono al sicuro, non modificabili, la procedura per inserire, bloccare, eliminare i file, il responsabile della conservazione (titolare) e l’addetto alla conservazione (un dipendente) a grandi linee dovrebbe essere sufficiente.

la problematica è che se il certificato scade, tutto quello che è conservato non è più a norma quindi è necessario non far scadere mai il certificato di firma.

Daniele ha perfettamente descritto in modo efficace e preciso quello che bisogna fare per passare alla conservazione sostitutiva

L’articolo di Daniele Tumietto é stato scritto prima della modifica normativa (l’abolizione del numero di protocollo delle fatture in arrivo) fatta a dicembre. Il resto però é rimasto come prima