L’avvento di INAD e, ancor più, quello della PND (Piattaforma Notifiche Digitali) realizzano un fattore abilitante chiave per quello che le pubbliche amministrazioni da tempo dovrebbero realizzare: produrre documenti nativi digitali. Finora il freno è stato che, nel dialogo con i cittadini, la mancanza di un recapito digitale certo dall’altra parte ha frenato la completa dematerializzazione dei processi.
Anche nei rapporti con cittadini e altri soggetti non obbligati ad avere un domicilio digitale, la regola (ex art. 3-bis del CAD) dovrebbe essere:
produrre comunque documenti nativi digitali;
inviarli obbligatoriamente al domicilio digitale (generale o speciale), dove c’è
produrre una copia analogica (art. 3-bis comma 4-bis e seguenti) da avviare a spedizione analogica per chi non ha domicilio digitale.
L’art- 3-bis è molto didascalico. Comma 4-bis:
sulla copia analogica si puo’ applicare il contrassegno, oppure
l’indicazione a mezzo stampa del “responsabile pro tempore”.
Comma 4-ter:
la stampa contiene “una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia e’ tratta, e’ stato predisposto come documento nativo digitale ed e’ disponibile presso l’amministrazione”
La faccio breve e lascio altre considerazioni all’eventuale sviluppo della discussione:
voi come vi comportate?
Come avete implementato o avete intenzione di implementare la produzione della copia analogica?
Per le notifiche tradizionali cartacee: per ottemperare alla disposizione normativa, noi da tempo creiamo documenti nativi digitali con il sistema informatico comunale, firmati digitalmente dal Responsabile di Settore (o, per gli atti tributari, dal Funzionario Responsabile del tributo). Tali documenti, che recano le indicazioni che citavi, vengono protocollati; dal software gestionale di protocollazione si estrae il documento con stampigliatura della segnatura di protocollo (con Ente, numero, data, cat./cl. ecc…) e della scritturazione “copia conforme all’originale digitale” e “firmato da: xxx”, e lo si spedisce per posta raccomandata/semplice secondo i casi. Si potrebbe ipotizzare di aggiungere probabilmente anche la firma digitale del responsabile del procedimento (una volta chiarito di che accezione di RdP si parla e supponendo che gli Enti dotino il proprio personale amministrativo di firma ).
Per quanto riguarda atti notificati via PND ammetto di non essere aggiornatissimo a livello pratico (dato che non lo utilizzeremo a breve, finché il Partner Tecnologico non avrà completato le eventuali esose interfacce e finché non si sono comprese le modalità di interazione/integrazione), ma poiché l’atto viene inserito firmato digitalmente: 1) nulla è prodotto dall’Ufficio come copia analogica conforme e 2) viene notificato via analogica solo l’avviso di inserzione (c.d. avvenuta ricezione … termine pessimo e inconcludente, per la cronaca), suppongo che la conformità di copia sarà attestata dal Gestore della PND…
Colpa mia, ma non andiamo fuori tema.
però… quello che farà la PND/SEND nella produzione della copia analogica all’ufficio postale potrebbe fare scuola. Chissà (se e) cosa hanno elaborato…
Ciao Francesco, tema semplice solo in apparenza, considerando che per molti la copia cartacea non nascerà da un “sistema informatico o telematico” [come previsto dal sopravvissuto art. 3, comma 2 del D. Lgs. n. 39/1993], quindi non si potrà contare su un processo certificato e su casi di produzione/invio “massivo”. Come procedere, allora, quando la copia è una ed è prodotta da un singolo documento informatico?
Possiamo ipotizzare:
un processo, con le sue fasi?
una annotazione condivisa da inserire nella comunicazione/documento, che sia sufficientemente specifica [ma allo stesso tempo generale] da coprire più fattispecie?
Che ne pensi/pensate?
E’ doveroso ipotizzarlo, e quest’indagine preliminare di stato dell’arte e pratiche in uso può essere finalizzato a quello.
Rispetto alla tua considerazione sulla produzione singola, osservo:
il documento pero’ starà sempre nel sistema di gestione informatica dei documenti o protocollo informatico che dir si voglia, quindi un sistema (con sottostante processo) che produce la copia analogica c’e’;
quindi - non che sia il nostro scopo, si intende - il 39/93 resta applicabile.
Comunque, auspicabilmente, il processo che cerchiamo potrebbe coprire entrambe le situazioni.
A me, il dubbio che periodicamente torna attuale è sul “responsabile pro tempore”… responsabile di che? E mi rendo conto che nel tentativo di risolverlo potrebbero andare in conflitto le esigenze di semplicità di implementazione e quelle di correttezza giuridica.
@frantheman in realtà al momento la procedura automatizzata-guidata all’interno del software gestionale presenta alcune problematiche operative, pertanto predisponiamo i documenti utilizzando spesso un elaboratore di testi esterno (partendo da un layout comune e secondo uno schema ritagliato sul tipo di atto), il documento viene trasformato in pdf/a e poi firmato dal Responsabile spesso manualmente, altrettanto manualmente è protocollato nel software gestionale (quindi per ora niente produzione o gestione massiva).
Il protocollo acquisisce il certificato di firma e riporta il nome del firmatario dal certificato stesso. La stampigliatura riporta il copia conforme e il firmatario, ritengo che soddisfi i criteri dell’art. 23 comma 1 CAD (il firmatario avente poteri di impegnare l’Ente con atti a rilevanza esterna, nell’esecizio della funzione pubblica rivestita, è pacificamente abilitato- autorizzato in qualità di pubblico ufficiale attestante la conformità di copia rispetto all’originale da lui formato). In relazione agli allegati protocollati è possibile estendere anche a questi la stampigliatura di copia conforme.
Rimandando ad approfondimenti come si debba/possa firmare la dichiarazione di copia conforme ex art. 23, mi chiedo: e se, nella procedura descritta, la copia viene estratta quando il firmatario non ha più rapporti con il soggetto che detiene il documento (o soggetto produttore dell’archivio, a parlare bene)?
Corretto che il nome del firmatario sia evidenziato anche nella copia, ma la parte di estrazione e conformità della copia forse dovrebbe essere una responsabilità distinta. Ciò mi fa pensare che probabilmente, che sia art. 3.bis o art. 23, l’intervento autorevole dovrebbe essere di chi ha un ruolo di custodia dei documenti. Il responsabile della gestione documentale, per esempio (anche se questo non rientra esplicitamente nell’elenco delle sue attribuzioni).
Il problema, @frantheman , è capire in che accezione è utilizzato il termine “Responsabile pro tempore” e il termine “Responsabile del procedimento”: di che procedimento stiamo parlando? Di quello, sottostante, che dà luogo all’adozione del provvedimento finale, o di quello successivo, integrativo dell’efficacia (che comporta il portare a conoscenza legale l’atto già formato al destinatario). Non vedo di buon occhio l’intermediazione di un terzo soggetto esterno all’Unità organizzativa direttamente responsabile per l’atto (il rischio che sfugga il continuum dell’iter procedimentale, specialmente per gli atti incisivi della sfera giuridica del privato, è notevole con l’aumentare delle persone coinvolte). Un altro problema non da poco è che nel CAD molte norme, frutto di una stratificazione quasi ventennale e interventi spot poco meditati, sembrano essere piuttosto criptiche e a tratti contraddittorie, mi limito a 3, ma sicuramente ce ne sono altre: 1) che dire dell’apparente discrasia tra il comma 1 e il comma 2 dell’art. 23? Attestazione di conformità oppure non disconoscimento? , 2) l’art. 3-bis comma 4-bis parla di comunicazioni, non di notificazioni (che sono gravate da una tutela legale rafforzata), 3) la dicitura ex D.Lgs. 39/1993 nell’art. 3-bis comma 4-quater sembra essere equiparata nella copia analogica al contrassegno ex art. 23 comma 2-bis (tralasciando il fatto che il contrassegno è pericoloso da usare se la riconducibilità del documento a persona ben identificata sia indispensabile a pena di nullità in base alla natura dell’atto).
Aggiungi il fatto che, come confermato più volte anche dal giudice di legittimità, il passaggio all’amministrazione digitale (con tutte le regole del CAD e relative norme tecniche) non fa venir meno la vigenza dell’art. 3 comma 2 D.lgs. 39/1993 e, per gli atti impositivi, dell’art. 1 comma 87 legge 549/1995 (in breve della firma sostituita a stampa).
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