Buongiorno, riapro la discussione iniziata qui: Numero di protocollo e firma digitale per porre un quesito sulla formazione, l’archiviazione e il recupero dei protocolli digitali di documenti digitali.
Attualmente il software in dotazione al nostro Ente permette di fare due operazioni su un documento protocollato:
estrazione dell’originale di un documento a partire dal suo numero di protocollo
estrazione di una copia non conforme di un documento protocollato con sovrimpressa la “segnatura” che consiste in un cartiglio con le informazioni di protocollo
Informaticamente, mi aspetterei che un ufficio protocollo, che in precedenza apponeva un marcatore fisico (timbro, tagliando) a un documento originale e lo archiviava, facesse una cosa analoga con un documento digitale, ovvero:
calcolo di un checksum del documento da protocollare, in modo da garantirne l’integrità (ovvero l’allegato è proprio quello che dico essere)
creazione di un fascicolo contenitore che contenga:
il documento originale
il suo checksum
il numero di protocollo assegnato dall’Ente
firma del fascicolo con firma digitale
In questo modo, indipendentemente dai possibili disallineamenti e problemi di gestione software, chiunque reperisca il documento potrebbe sapere se sia corrotto o integro, quale ente l’ha protocollato e con che numero, e che il documento allegato è quello corretto.
Naturalmente tutto questo dovrebbe essere possibilmente fatto con qualche automatismo per evitare di rendere tutto più complicato del necessario.
Ciao Matteo,
quello che chiami “checksum” è stato previsto fin dal 2000 ed è un obbligo per tutti i SW di protocollo; consiste nel calcolo e attribuzione di un “codice univoco” per ciascun documento protocollato (in arrivo o in partenza) con la “funzione di Hash”, e tiene conto sia del testo del documento e sia dell’apposizione della firma digitale.
La modalità di “estrazione” di un documento protocollato in formato digitale - ad esempio per farne una copia cartacea conforme all’originale è diversa per ogni SW, ma diciamo che tutte le soluzioni dovrebbero rispettare le disposizioni del CAD (artt. 21 e seguenti).
Per quanto riguarda il fascicolo elettronico, non è prevista una firma digitale, che invece viene sostituita dall’apposizione della marca temporale del conservatore, al momento appunto dell’invio in conservazione.
Mi sembra che tutto ciò che chiedi sia gi previsto dalla normativa - CAD e successivi DPCM - basta solo che ogni Comune lo implementi, attraverso uno stretto raccordo tra la SW House e chi si occupa di conservazione.
In Emilia-Romagna conoscerai sicuramente l’esperienza virtuosa del Polo Archivistico Regionale e della COM TEM Documenti digitali!!
Scusate se chiedo a distanza di anni dal quesito originario, ma nella mia amministrazione si usa un sw che permette di protocollare più volte lo stesso documento digitale perchè l’invio dello stesso è legato all’indirizzo di protocollazione. La cosa mi lascia molto perplesso…un documento non dovrebbe avere un numero di protocollazione unico?
Mi suona anomalo come comportamento; il software gestionale di protocollazione e invio PEC (di solito sono integrati) dovrebbe permettere l’invio del messaggio e del documento a più destinatari contemporaneamente (se si ha esigenza di invii simultanei con destinazioni multiple). Oppure si potrebbe protocollare una sola volta ed inviare via PEC ad un destinatario ulteriore, di cui conservare le ricevute di accettazione e consegna secondo il DPR 68/2005 (o ad altro indirizzo di uno dei destinatari: spesso capita che comunicazioni ufficiali debbano essere inoltrate per maggiore speditezza ad un indirizzo email). Probabilmente ci sono delle funzionalità accessorie da utilizzare o configurazioni da impostare.
Tutto sta a capire cosa intendi per documento. Che un protocollo informatico consenta di usare lo stesso file per registrazioni diverse non deve sorprendere, il file in sé non è documento,quando acquisisce ulteriore contesto e si arricchisce di metadati (fra cui quelli di registrazione a protocollo) lo diventa e cio3che discende da uno stesso file acquista la sua identità.
Detto ciò , se si protocolla lo stesso file per inviarlo tal quale a più destinatari c’è forse da rivedere qualcosa nelle procedure documentali…
Il post originario è veramente interessante: a parte qualche imprecisione, pone la questione della decontestualizzazione di un documento informatico che fuoriesce dal sistema di gestione documentale.
Le prossime linee guida sul documento eletronico rispondono alla questione, finalmente, con una attenzione più estesa sui metadati associati al documento che, appunto, dovrebbero accompagnarlo per contestualizzarlo.
Non so se le software house si stiano attrezzando efficacemente per implementare i netadati in modo adeguato.