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Documento digitale protocollato: standard?


(Matteo Fortini) #1

Buongiorno, riapro la discussione iniziata qui: Numero di protocollo e firma digitale per porre un quesito sulla formazione, l’archiviazione e il recupero dei protocolli digitali di documenti digitali.
Attualmente il software in dotazione al nostro Ente permette di fare due operazioni su un documento protocollato:

  • estrazione dell’originale di un documento a partire dal suo numero di protocollo
  • estrazione di una copia non conforme di un documento protocollato con sovrimpressa la “segnatura” che consiste in un cartiglio con le informazioni di protocollo

Informaticamente, mi aspetterei che un ufficio protocollo, che in precedenza apponeva un marcatore fisico (timbro, tagliando) a un documento originale e lo archiviava, facesse una cosa analoga con un documento digitale, ovvero:

  • calcolo di un checksum del documento da protocollare, in modo da garantirne l’integrità (ovvero l’allegato è proprio quello che dico essere)
  • creazione di un fascicolo contenitore che contenga:
    • il documento originale
    • il suo checksum
    • il numero di protocollo assegnato dall’Ente
  • firma del fascicolo con firma digitale

In questo modo, indipendentemente dai possibili disallineamenti e problemi di gestione software, chiunque reperisca il documento potrebbe sapere se sia corrotto o integro, quale ente l’ha protocollato e con che numero, e che il documento allegato è quello corretto.

Naturalmente tutto questo dovrebbe essere possibilmente fatto con qualche automatismo per evitare di rendere tutto più complicato del necessario.

Ci sono norme o esperienze in questo senso?

Grazie


(Patrizia Saggini) #2

Ciao Matteo,
quello che chiami “checksum” è stato previsto fin dal 2000 ed è un obbligo per tutti i SW di protocollo; consiste nel calcolo e attribuzione di un “codice univoco” per ciascun documento protocollato (in arrivo o in partenza) con la “funzione di Hash”, e tiene conto sia del testo del documento e sia dell’apposizione della firma digitale.

La modalità di “estrazione” di un documento protocollato in formato digitale - ad esempio per farne una copia cartacea conforme all’originale è diversa per ogni SW, ma diciamo che tutte le soluzioni dovrebbero rispettare le disposizioni del CAD (artt. 21 e seguenti).

Per quanto riguarda il fascicolo elettronico, non è prevista una firma digitale, che invece viene sostituita dall’apposizione della marca temporale del conservatore, al momento appunto dell’invio in conservazione.

Mi sembra che tutto ciò che chiedi sia gi previsto dalla normativa - CAD e successivi DPCM - basta solo che ogni Comune lo implementi, attraverso uno stretto raccordo tra la SW House e chi si occupa di conservazione.
In Emilia-Romagna conoscerai sicuramente l’esperienza virtuosa del Polo Archivistico Regionale e della COM TEM Documenti digitali!!