Buongiorno ho un dubbio sulla gestione in ingresso di un documento proveniente da un’altra PA.
E’ oramai prassi in uso presso molte PA di scrivere un documento per la convocazione per una conferenza di servizi, riportando il link al cloud (es. google drive, own cloud) dal quale consultare ed eventualmente scaricare la documentazione per l’emanazione ad esempio di eventuali pareri.
Chiesto agli esperti “protocollisti” se il documento deve essere protocollato solo con la segnatura di protocollo o se invece è necessario scaricare tutti i documenti e inserirli come allegati del documento in ingresso.
La documentazione è stata resa disponibile dalla PA responsabile del procedimento e quindi io credo che solo questa dovrebbe conservarne l’originale ben formato e conservato e renderla disponibile alle altre amministrazioni (art. 41 del CAD); tornando sempre al CAD l’art. 47 parla di trasmissione di documenti e in questo caso a mio avviso non è un documento trasmesso.
Ciao,mi pare di capire che in questo caso tu sia la p.a. destinataria.
Se il mittente e’ una p.a., a rigore avrebbe dovuto:
inserire tutti i file nella sua registrazione di protocollo;
inviare la PEC con la segnatura di protocollo in cui sono elencati i file allegati con impronte;
per i file che eccedono le dimensioni consentite dalla PEC (ma anche tutti a quel punto), in segnatura (tag “collocazione telematica”) indicare l’url dell’area privata dove prelevarli e le relative credenziali (con tempo massimo per accedere e fare il download).
Il protocollo informatico del destinatario compie poi da solo le operazioni di accesso all’area riservata e download dei documenti. Per l’operatore di protocollo di fatto e’ come se fossero stati allegati alla PEC.
Questo dà a tutti certezza che i file che si volevano comunicare e che sono stati “acquisiti” siano quelli giusti.
Ovviamente entrambi i sistemi di protocollo dovrebbero implementare queste funzioni, previste dall’allegato 6 delle linee guida sul documento informatico (e prima dalla circolare 60).
In alternativa, o se la comunicazione coinvolge anche dei privati (che la segnatura xml se la possono girare allegramente su un dito), sarebbe buona creanza indicare nella lettera di convocazione, oltre al link, l’elenco dei file che vi si trovano con le loro impronte.
Qual è il punto? Se si parla di conferenza di servizi, per esempio, immagino che la p.a. invitata debba prendere decisioni sulla base dei documenti trasmessi dalla p.a. responsabile del procedimento complessivo. Occorre quindi stabilire una certezza documentale che sia da supporto alle decisioni prese. Dire “ho visto i file su google drive” potrebbe apparire una motivazione un po’ debole: quali file? sei in grado di produrli?
Del resto la p.a. partecipante deve essere in grado di documentare le sue decisioni. Quindi, o acquisisce la documentazione nel suo archivio, oppure - cosa più difficile da realizzare - questa deve essere disponibile con certezza e per tutto il tempo necessario (spesso per sempre) in un luogo autorevole.
Per rispondere alla domanda:
o fai Don Chisciotte contro i mulini a vento e respingi la PEC perché non conforme alle linee guida;
oppure, con approccio pragmatico, fai download dei file e li inserisci nella registrazione (inserendo una nota dell’operazione fatta): quanto meno ti assicuri di ritrovare quei file anche in futuro e sei sicura che quel giorno quei file erano quelli (dimostrarlo poi’ e’ un’altra cosa, ma non pensiamo sempre al peggio).
Grazie ad entrambi per le risposte; nelle more di disporre di un elenco puntuale e dettagliato completo di impronte avevo suggerito di inserire, in fase di registrazione dell’atto amministrativo da noi adottato (es. parere) solo i documenti consultati e acquisiti ai fini dell’emanazione del parere. Troppo tardi acquisirli solo in quel momento?
Perchè da noi la gente prova gusto a fregare la PA, i giudici fanno un buffetto a chi fa il furbo e danno ragione a chi contesta le decisioni in modo pretestuoso. Negli USA ti mandano in galera per oltraggio alla corte se gli fai perdere tempo con impugnazioni campate per aria, qui devi essere tu PA a dimostrare che hai consegnato precisamente una certa cosa, a chi, quando, con che mezzo ecc ecc.