Il documento di architettura dell’informazione del Modello di Sito Comunale nella scheda di Introduzione riporta quanto segue:
“In ‘Ontologia’ definiamo le tipologie di contenuto (content type). Ogni Tipologia presenta degli attributi (proprietà), alcuni dei quali sono obbligatori (indicati dalle righe evidenziate in giallo).”
Premesso quanto sopra, nella scheda “Tipologia DOCUMENTO PUBBLICO” vengono riportati gli elementi “Protocollo” e “Data Protocollo” su righe evidenziate in giallo stabilendone così l’obbligatorietà.
Un probabile fornitore ci rappresenta che in fase di migrazione dei contenuti non potranno importare dal vecchio al nuovo sito tutti quei documenti privi di Protocollo e Data Protocollo perché sono obbligatori.
Non ricordo l’esistenza di una normativa che impone ad un Ente di protocollare, per es., un “modello di richiesta di residenza”, qualcuno ne è a conoscenza ?
Qualcuno sa spiegare cosa si è voluto indicare con questa obbligatorietà riportata nel documento ?
Grazie
Non so quale sia la ratio dietro questa decisione e non mi risulta ci sia una indicazione normativa specifica però, analizzando il caso “modello di richiesta di residenza”, una PA ideale dovrebbe approvare con un atto questo modello, prima di pubblicarlo, visto che lo stesso modello fa ufficialmente parte di un procedimento… e quindi perché non protocollarlo per registrarne la pubblicazione?
più difficile da comprendere e gestire correttamente è, a mio avviso, il caso di quei documenti allegati a notizie che vanno sul sito e che poco hanno a che fare con i procedimenti dell’ente (es. la locandina di un evento).
Per l’importazione dei documenti che, ad oggi, non hanno protocollo, utilizzerò un numero di protocollo fittizio.
Giulia grazie della risposta.
Collegandomi a quanto da te espresso in merito al modello, ritengo però che approvare con un atto un modello non vuol dire protocollarlo.
Volevo inoltre chiederti se anche tu, quindi, interpreti il fatto che dato che nel documento di architettura vengono riportati Protocollo e Data protocollo come obbligatori bisognerà pubblicare esclusivamente documenti protocollati ?
Direi che, eccettuati gli atti preparatori, gli atti soggetti a registrazione particolare e pochi altri casi di nicchia, l’art. 53 DPR 445/2000 (testo unico in materia di documentazione amministrativa) è chiaro nell’imporre generalmente la protocollazione degli atti in entrata e in uscita.
Stiamo perdendo di vista l’argomento principale: vi risulta che ci sia l’obbligo di pubblicare sul sito solamente documenti protocollati? Quindi voi protocollate anche un manifesto da allegare ad una notizia? La locandina di un evento magari patrocinato dal comune?
No, al di fuori della normativa citata, non c’è alcun obbligo legale di protocollazione e quindi neanche di accluderne il numero. Per cui ci deve essere un modo di svicolare dall’indicazione che a prima vista parrebbe richiesta. A meno che determinati documenti non possano essere catalogati sotto un’altra classificazione, penso che possa essere utile contattare la struttura responsabile del procedimento per chiarimenti.
Non è obbligatorio pubblicare solo documenti protocollati, ma è reso obbligatorio (dalla definizione del documento di architettura dell’informazione) protocollare quello che si pubblica nella “Tipologia DOCUMENTO PUBBLICO”, è la “Tipologia NOTIZIA”, nell’elemento “Allegati”, richiede la relazione con il Documento pubblico.
Quindi, allo stato attuale, il manifesto, se allegato alla notizia, deve essere protocollato.
Ho notato solo ora che invece la “Tipologia EVENTO” prevede un analogo elemento “Allegati” che non ha relazione con Documento pubblico… quindi potrei creare un evento, allegare il manifesto (che non è un documento pubblico, in questo caso) e fare una notizia che richiama l’evento. 
Il foglio di calcolo relativo all’Architettura dell’informazione Modello Comuni Designers Italia dovrebbe essere stato redatto da chi ha progettatto i modelli. Mi sono anche iscritto alla comunity “developersitalia.slack.com” per contattare le persone che, analizzando il documento, sembravano quelle più attive nella redazione dello stesso cioè Francesco Improta (Product Designer (UX/UI). Responsabile tecnico per i modelli di sito Comuni e Scuole) e Daniele Nolè (considerando che nella sezione Contatti del sito di Developers Italia sostengono di essere reperibili via Slack) ma non sto ricevendo alcuna risposta.
Facci sapere come va a finire.
La parte sui documenti pubblici/privati è un po’ oscura. Anche la tassonomia dei tipi di documento a prima vista è un po’ claudicante quando mescola una tipizzazione per natura del documento (atto normativo) con una per fasi gestionali del documento (Documento albo pretorio).
Comunque, penso che la ratio di tutto sia creare una connessione stabile fra sito e sistema di gestione documentale ed evitare duplicazioni di file decontestualizzati (che quindi sono file e non documenti). Anche perché poi se devi esporre nell’area personale del cittadino i sui documenti, voglio vedere come fai.
Poi fa un po’ rabbia che la parte di gestione documentale sia del tutto negletta nelle linee guida, negli avvisi PNRR e in generale nelle parti narrative di ogni materiale messo a disposizione, salvo poi fare capolino in modo criptico nelle specifiche tecniche. Come se la gestione documentale fosse un qualcosa di acquisito e curato in ogni dettaglio in ogni ente, cosa che non è affatto vera.
Comunque, visto che lo avevo in preparazione da un po’, ho rifinito e pubblicato un contributo proprio su questo tema e mi permetto di autopromuoverlo:
Vi aggiorno, sul quesito che avevo sollevato, riportando di seguito la risposta di Daniele Nolè di Developers Italia:
“Buongiorno Marco, la ringrazio per l’attesa della risposta. La presenza o meno dell’obbligatorietà di quei due campi su una pagina documento non preclude l’aderenza ai criteri di conformità per la ricezione degli incentivi della misura 1.4.1, poiché non è oggetto specifico di verifica. Si può procedere quindi a migrare i documenti senza riportare un numero e una data di protocollo. Prenderò nota di riverificare l’effettiva necessità di quei campi su tutti i documenti comunali per le prossime iterazioni del modello e, nel caso, rettificare. La ringrazio per il riscontro”
Grazie. Penso che in sede di revisione del modello il campo del numero del ‘documento pubblico’ si potrebbe rendere facoltativo, o al massimo potrebbe essere ricollegato ad un qualunque numero di registrazione (che sia di protocollo, di registrazione particolare o un qualunque altro identificativo progressivo che abbia un significato univoco). Il campo data mi sembra assolutamente utile e quindi necessario per contestualizzare l’inquadramento temporale del documento, qualunque esso sia.
Sì vabbe’, ormai si ragiona solo in termini di arrivare al malloppo… che amarezza.
Ormai non c’è più limite a nulla: vogliamo parlare di quanto sono lievitati i costi di questi servizi con queste misure ?
Se almeno di pari passo (o anche meno) lievitasse la qualità delle proposte. Invece mi sa che peggiora perché il mercato ingolosisce e c’e’ posto per tutti, anche per chi improvvisa.
Buonasera, la mia scuola ha aderito alla misura 1.4.1 e stiamo predisponendo tutto ciò che serve per realizzare un sito conforme alla misura. Abbiamo creato un ambiente di test e subito dopo abbiamo provato ad utilizzare l’app per la valutazione e nonostante il sito sia vuoto abbiamo già riscontrato i primi problemi di conformità. Quello che maggiormente ci preoccupa è il seguente: “Non usa listener passivi per migliorare le prestazioni dello scorrimento” e raccomanda di aggiungere una riga di codice a file di Javascript del tema stesso. Qualcuno ha avuto problemi simili? Qualcuno ha maggiore conoscenza su questi tipi di conformità? Grazie