Perdonate la possibile banalità dell’argomento, ma volevo sapere come vi regolate nella registrazione di protocollo, allorquando pervengan - ad esempio via pec - più istanze eterogenee e che possono quindi considerarsi autonomi documenti, i quali sono però legati da un nesso documentale, in quanto condividono taluni documenti che vengono inviati una sola volta dall’utente ma sono valevoli per entrambe le istanze (es. documento di identità). Applicate 2 protocolli distinti o un solo numero di protocollo? Se applicate 2 registrazioni distinte, come giostrate il documento in comune tra le istanze?
Grazie
Per ogni invio di istanza/dichiarazione ritengo plausibile un protocollo separato. Se in qualche modo vi sono dei collegamenti tra le due, nell’impossibilità tecnica di spezzare il “plico” ricevuto telematicamente, ritengo che si possa ipotizzare la creazione di un fascicolo informatico dalla procedura gestionale in uso. Sarebbe preferibile che ciascuna istanza fosse ‘autosufficiente’ in quanto a requisiti di forma, alla stregua di quanto dispone il C.A.D., il T.U.D.A. e la regolamentazione specifica relativa all’istanza (anche a costo di chiedere un’integrazione suppletiva istruttoria al privato istante).
Grazie per il riscontro. Se non ho compreso male la risposta quindi, anche in caso di un’unica pec che riporti più istanze autonome in una sola trasmissione, è possibile per legge procedere con lo spacchettamento della stessa e la creazione di 2 protocolli separati. Giusto?
I sistemi di protocollazione gestionale degli Enti locali sono configurati per acquisire ogni PEC e protocollarla con un unico identificativo (qui terminano gli incombenti dell’Ufficio Protocollo). L’ufficio referente per l’istruttoria/responsabile del procedimento, a seguito della protocollazione delle istanze, può agire in vari modi: 1) per il principio ex legge 241/90 sul generale divieto di aggravio procedimentale può tenere buono il documento di identità per più procedimenti; 2) ritenendo obbligatorio l’accompagnamento all’istanza del documento di identità può richiedere all’istante di regolarizzare l’istanza unendovi il documento (sotto forma di integrazioni istruttorie), ma essendo già presenti i documenti “comuni” alle due istanze la ritengo una forzatura; 3) si può ipotizzare che le istanze possano essere protocollate manualmente in modo separato (la prima p.es. via PEC e la seconda, stampata come se fosse cartacea, ciascuna con i propri documenti correlati, ma non è indispensabile): è comunque fatta salva l’identificazione del mittente, l’integrità dei documenti ricevuti e la data di ricevimento. L’Ufficio in ogni caso se c’è un solo protocollo istruirà il procedimento e predisporrà il provvedimento finale nascente da più istanze con il medesimo protocollo, non ci sono particolari problemi, di fatto. Può comunque essere utile sensibilizzare il privato ad un più attento e corretto rispetto delle procedure…