Pongo un quesito. Un documento acquisito per errore materiale senza firma digitale e protocollato digitalmente ha lo stesso valore legale? Il sistema di protocollazione attribuisce una dicitura che il sistema legge come firma digitale.
Grazie a chi vorrà rispondermi
Servirebbero piu’ dettagli.
In linea generale, la protocollazione in sé è un’operazione che integra e concorre al valore legale di un documento, ma non ne è l’unico elemento costitutivo.
EDIT: di converso la firma digitale non è di per sé né necessaria né sufficiente a garantire il valore legale di un documento.
Probabilmente la protocollazione in sé è valida, nel senso che esiste un numero protocollo tracciato avente a oggetto quel documento, ma il procedimento andrebbe cassato per vizio di forma del documento originale.
O, detto in altre parole, se il procedimento scaturisce dalla protocollazione lo si dovrebbe cassare, se il protocollo fa riferimento a un procedimento in essere suggerirei che il documento sia considerato non valido e si chieda al mittente di produrne nuova copia firmata.
Avete dato risposte confuse che non condivido. Nella P.A., ma penso anche altrove, il documento, l’atto amministrativo, non firmato digitalmente dal suo estensore ma protocollato dall’archivista conservatore non è valido. L’archivista assicura il giorno in cui è stato archiviato il documento, ma essendo il documento protocollato senza firma dell’estensore, è modificabile prima dell’archiviazione, cioè l’archivista potrebbe averlo modificato essendo stato l’ultimo a chiuderlo. Certamente gli archivisti non lo fanno, ma … È la firma digitale dell’estensore (un direttore generale, un direttore amministrativo, un dirigente, ecc.) che ci assicura che quanto scritto nel documento digitale corrisponde alla sua volontà, non l’azione dell’archivista che ci assicura la conservazione da un preciso momento in poi e quindi i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per una duratura conservazione.
Giovanni Colonna
Università Vanvitelli
Napoli
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Per atti (istanze e dichiarazioni) in entrata senza firma sono d’accordo, sulla base degli artt. 38 DPR 445/2000 e 65D.Lgs. 82/2005 ci deve essere un collegamento di sottoscrizione / autenticazione (altrimenti non è attribuibile la paternità del documento al suo ipotetico autore). Per atti amministrativi in uscita un po’ meno (si vedano i casi di firma sostituita dal nominativo a stampa ex art. 3, comma 2, D.Lgs. 39/1993 e altre disposizioni simili, che sono pacificamente tutt’ora in vigore).
Certamente. Sono stato poco preciso. Mi riferivo ai documenti in entrata dove ho constatato più volte errori nell’apposizione di firme multiple, dichiarate dall’archivista ma che al controllo non si riscontrano nel testo del documento, mentre la busta è regolarmente firmata dal conservatore. In questo caso penso che il documento non sia giuridicamente valido perché non attribuibile al/ai reali estensori. Credo che sia un errato uso del versioning della firma PAdES semplice, molto usata da molte amministrazioni e più pratica per i documenti pdf.
Un saluto
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