Archiviazione sostitutiva a norma di legge

Simevo ciao

grazie per la tua risposta …

volevo comunque dirti che approvo in pieno quanto tu dici … è solo che, alcuni mi chiedono se possono continuare a lavorare come una volta, e quindi volevo avere chiara la questione

grazie

1 Mi Piace

Attenzione che l’articolo contiene varie imprecisioni. L’Italia non ha ottenuto nessuna deroga dall’Europa sulla conservazione, infatti la conservazione va fatta e l’adesione al servizio di conservazione dell’AdE deve essere esplicita (ed implica l’accettazione di termini e condizioni relativi) ed è un’opzione, il soggetto può naturalmente rivolgersi anche al mercato per questo servizio. La deroga europea riguarda la possibilità di rifiuto di una fattura in forma elettronica, che non sarà più possibile, e l’obbligo di usare il sistema di interscambio. Il provvedimento del 30 aprile parla dell’archiviazione fatta dallo SdI al punto 10.1 ed uno dei fini di questa archiviazione è quello di consentire la conservazione (obbligatoria) delle fatture fatta o con il servizio dell’AdE o con altro servizio di conservazione a norma. L’archiviazione dello SdI non è conservazione a norma di legge.

Benvenuto su forum.italia.it @acaccia e grazie per la precisazione; a me interessano gli aspetti pratici e tecnologici, mentre l’aspetto normativo mi risulta ostico quindi ben vengano i contributi specialistici. Tra l’altro su agendadigitale.eu ho trovato anche quest’altro articolo che analizza i provvedimenti del 30 aprile e solleva l’aspetto che l’AgE deve accettare anche files firmati digitalmente all’estero.

Tornando alla conservazione, per le aziende non basta conservare le fatture, bisogna conservare anche il libro cespiti, i verbali delle assemblee, la contabilità… quindi si rivolgeranno a un fornitore privato che gli risolva tutti questi problemi, oppure si potrebbe hackerare qualcosa :wink: magari opensource !

Infine per le fatture chi aderisce esplicitamente al servizio di conservazione dell’AdE a questo punto vorrebbe conoscere la risposta al punto 2 sollevato da @Carlo_De_Meo:

AgE anyone ?

@acaccia nel tuo intervento alla fine affermi che “L’archiviazione dello SdI non è conservazione a norma di legge”.
Eppure nel provvedimento da te citato, alla pagina 20 è indicato chiaramente che “per chi aderirà al servizio online, ad apposito accordo di servizio, tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall’operatore attraverso il SDI saranno portate in conservazione a norma del DM 17 giungo 2014 … utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’AdE

In questo caso, per servizio online immagino si intenda l’ambiente web Fatture e Corrispettivi, con le sue sezioni relative alla Fatturazione Elettronica (Generazione / Trasmissione / Conservazione) e dove la conservazione è, come dici tu, un’opzione a cui aderire esplicitamente.

@Carlo_De_Meo Mettiamola così, ci sono 2 “memorizzazioni” della fattura, la prima è una archiviazione che viene comunque fatta da SDI per fini che potremmo dire operativi e che non vale come conservazione a norma; la seconda è la conservazione a norma che richiede un’azione da parte del soggetto: aderire al sevizio gratuito dell’AdE (ritengo anch’io che si tratti di quello dell’ambiente Fatture e Corrispettivi ma, ad oggi, non mi risulta che sia stato adeguato alle specifiche teciche del provvedimento) oppure affidarsi ad un servizio di conservazione esterno. E’ importante capire che la legge non può semplicemente togliere l’obbligo di conservazione e che non è per nulla automatico che usando lo SdI le fatture siano conservate a norma. Anche se aderire al servizio di conservazione è un semplice passaggio, il non farlo (senza appoggiarsi ad un servizio a norma) significa non conservare le fatture in quanto la fattura archiviata dallo SDI (punto 10.1 del provvedimento) non è conservazione a norma. L’articolo su questo punto sarebbe stato più chiaro se in quel momento fossero state disponibili tutte le informazioni che sono note oggi

Tra l’altro questi problemi erano stati toccati qualche tempo fa anche da questo post: Ordinativi informatici, fatturazione elettronica, conservazione a norma, restato senza risposta …

non capisco cosa vuoi dire?

scusate ma alla fine se io “aderisco” al servizio di conservazione offerto da AdE non ho problemi nel senso che la mia conservazione produce effetti anche civilistici

Siamo d’accordo su questo?

Per come lo capisco io, per un azienda l’obbligo civilistico di conservazione delle scritture contabili vuol dire che una volta chiusa la contabilità di un periodo (anno), entro un certo termine bisogna sigillare un pacco che contiene tutta una serie di documenti, in modo che non si possa più alterare (cioè che non si possano modificare, togliere o aggiungere documenti) e poi si archivia opportunamente.

Per ottemperare a questo obbligo in forma digitale:

  1. metti tutti i documenti in un unica cartella, ma ben organizzati in sottocartelle come ti piace

  2. generi un file di indice ricorsivo (che contiene anche tutte le sottocartelle e le sotto-sottocartelle) con le impronte (hash) di titti i files

  3. firmi digitalmente l’indice apponendo una marca temporale

  4. zippi il tutto e salvi in modo ridondato es. CDROM nella cassaforte dell’ufficio + CDROM in cassetta di sicurezza + 2 copie criptate, una su google drive e una su dropbox.

Passando alle fatture digitali potrebbe essere una buona occasione per cogliere la palla al balzo e smaterializzare tutta la conservazione; in tal caso magari servirebbe uno strumento per automatizzare il punto 2: tu gli dai un pacco di files e lui ti genera l’indice con le impronte.

Quello che volevo dire col mio appunto è che questo tool si potrebbe hackerare (cioè sviluppare) in forma di opensource: trasparente e gratuito ! Chissà se interessa a qualcuno un progetto di questo tipo ?

1 Mi Piace

Concordo, la conservazione è valida (ai sensi del DM 17/6/2014) se il cedente/prestatore o cessionario/committente è residente, stabilito o identificato in Italia e se ha aderito al servizio, direttamente o tramite un intermediario (previa delega)

ad esempio con Alfresco o similare ?

Non conosco Alfresco (sembra essere un tool open source per gestire siti web). Per realizzare lo strumento che automatizzi il punto 2 del mio post qua sopra in realtà non ci conviene dipendere da un tool come Alfresco, meglio usare linguaggi di scripting diffusi (python, PHP …).

Quello che mi immagino è un tool super semplice da usare: tu gli dici dove sono i files da conservare e lui ti genera un indice HTML che contiene una tabella così:

descrizione percorso e nome file (cliccabile) impronta sha256
fattura 1 da Xxxx SpA fatture_acquisti/fattura1.xml f3a8a048763275fddec6b135579b04bd1ecd97946787d7b080ce2de4305fdd63
fattura 2 da Pinco srl fatture_acquisti/fattura2.xml 3d8c37428cf19bf5c80128bb86da9886338ca4fa07c752c319206fa2139c07c9
fattura 3 da Pallo spa fatture_acquisti/fattura3.xml 503de668cc74742fee65217151fa588b2eb7605f813b1035bb0f39cabc45e217
fattura 1 a Hhhh S.A. fatture_ricavi/fattura1.xml 9110c56cf4661a897be6079d1c7e76caebbabfc65e953b3d01a9117d64fbe46d
fattura 2 a Zyx scarl fatture_ricavi/fattura1.xml 19d84fc193a0305300f2aeddf71d13390b831843ad7ca8f7367e269c163c5104
verbale 1 assemblea ordinaria del 12 gennaio verbali/verbale1.pdf.p7m 190e0e70c5c9129b68461536e99d013c28aeb2719d2bae03afe3ede17acdb9a4
libro cespiti libri_contabili/cespiti.xlsx b10ee49cd1af256509417d83b886ef3067713049b7847f233e34f3a7d613d6bd
libro giornale libri_contabili/giornale.xlsx c36606b204b652db68bca2ce1491ee8d12add69edeb9dbab6ea0695d3dc5f1ca

Però qua https://www.agendadigitale.eu/documenti/conservazione-fatture-elettroniche-passive-veicolate-tramite-sdi/ leggo che

Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014 “si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il sistema di interscambio”

perdonate la domanda ingenua.
Ma nel caso in cui uno si appoggi a sistemi di conservazione sostitutiva esterni forniti da autority certificate come aruba, la conservazione della fattura emessa non firmata è valida?

dato che la fattura tra b2b non ha obbligo di firma per l’invio a SDI, se questa viene presa e messa in conservazione è valida o prima della procedura è richiesto che venga firmata? o la data ora della conservazione fa fede ai fini della fattura?

grazie.

E se inoltre

Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014 “si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il sistema di interscambio”

Allora, per inviare e ricevere fatture b2b posso limitarmi a produrre l’XML ed inviarlo al SDI?

mi pare di capire che il solo invio a sdi in realtà non sia sufficiente e che serva una conservazione anche da parte dell’utente. senza contare che in caso di contenzioso non si sa se SDI procuri i dati, non si sa per quanto tempo SDI conserverà i dati ma per legge vanno conservati per 10 anni e non è detto che in caso di chiusura canale o spostamento, i dati vengano conservati/mantenuti o sia possibile accedervi.

qualcuno sa se è obbligatorio firmare la fattura verso b2b prima di metterla in conservazione sostitutiva presso terzi ( aruba, infocert, ecc… ) dato che la stessa fattura può essere inoltrata senza firma al SDI?

daniele_m, il documento già richiamato sopra https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/wcm/connect/a8316033-6124-4667-99d8-ed143dc72c20/Provvedimento_30042018+.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=a8316033-6124-4667-99d8-ed143dc72c20 dice a pag. 7: Per chi aderirà all’accordo di servizio, mediante servizio online, ad apposito accordo di servizio, tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall’operatore attraverso il SdI saranno portate in conservazione a norma del D.M. 17 giugno 2014 secondo i termini e le condizioni riportati nell’accordo di servizio, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate, …
quindi, è lo sdi che consegna direttamente all’agenzia delle entrate per l’archiviazione sostitutiva.
Questo è confermato da un documento più recente (al punto 3.3): https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/nsilib/nsi/normativa+e+prassi/circolari/archivio+circolari/circolari+2018/luglio+2018/circolare+n+13+del+02+luglio+2018/Circolare_13_02072018.pdf,La conservazione è garantita per 15 anni.
C’è chi lo sconsiglia (es. https://www.siav.com/it/conservazione-delle-fatture-elettroniche/),
io credo invece sia la migliore soluzione.

@daniele_m ho appena sentito l’agenzia delle entrate: le fatture B2B non necessitano di firma digitale e, se si aderisce al loro servizio di conservazione, le fatture che passano dal SDI le conservano loro

si, infatti io chiedevo se ci si appoggia a servizi esterni per la conservazione.

ma da quello che ho letto, chi offre servizi di conservazione sostituiva firma il documento mentre viene inserito.