Nella scuola i verbali dei Consigli di Classe, quali atti pubblici, ricadono nella fattispecie dell’art. 21 c. 2-ter del CAD che prescrive al Presidente e al Segretario la sottoscrizione del verbale con firma qualificata o digitale. Ma le funzioni di segretario e molto spesso quelle di presidente sono svolte da docenti che NON hanno la firma digitale.
Allo stato le scuole (o almeno quelle che seguo come RTD) non hanno la disponibilità economica di dotare TUTTI i docenti della firma digitale e i docenti non sono tenuti a dotarsene in proprio.
In questo contesto, la pratica di apporre prima la firma grafica del presidente e del segretario su un documento pdf e a seguire firma digitale del Dirigente Scolastico che le autentica rende efficace il verbale?
Grazie in anticipo a chi parteciperà alla discussione.
è un problema di “volontà politica”.
Fra gli strumenti messi a disposizIone del personale della scuola sul SIDI esiste già il kit di firma digitale che per il momento possono richiedere solo il Dirigente Scolastico e il DSGA.
Non capisco quali sarebbero i costi aggiuntivi visto che il COSTO VARIABILE di ogni KIT DI FIRMA è pari a zero perchè è tutto COSTO FISSO 
E’ proprio questo il punto, in assenza di volonta politica il SIDI non fornisce la firma digitale ai docenti.
La scuola, allora, dovrebbe sobbarcarsi l’acquisto dei certificati di firma per ogni docente (una scuola con 100 docenti almeno €3.000) con la corte dei conti in agguato sulla spesa.
Il problema allora rimane. Come si può fare per dematerializzare i verbali dei consigli di classe senza costi per la scuola?
Io auspicherei che qualcuno di Agid o del Team che legge in questo forum ( ad esempio @martafalzone_AGID @AndreaRussoAgid @Simone_Piunno @umbros @spiunno ) segnalassero la questione al MIUR e cosi’ con una semplice circolare si puo’ aprire la possibilità di assegnare a TUTTO il personale della scuola la firma digitale già disponibile (oggi solo per dirigenti scolastici e Dsga) sul portale SIDI
Effettivamente, se intervenisse il MIUR sarebbe la soluzione più semplice.
Tuttavia, volendo essere un po’ polemici, mi risulta che tali figure prendano un piccolo compenso a fine anno, stabilito nel piano annuale di Istituto. Quel compenso potrebbe essere utilizzato per comprare una firma digitale.
Ma anche se così non fosse, dopotutto, faccio notare che la firma digitale è un dispositivo personale, non per forza di lavoro. Analogamente ad un vestito, un paio di scarpe, una borsa. Tutte cose non rimborsate dal MIUR. Anzi, probabilmente rientra pure nei 500€ di spese rimborsabili con il cosiddetto “bonus docenti”.
perchè sprecare soldi se il MIUR già paga per dotare i dipendenti della sua amministrazione del dispositivo di firma?
qui si parla di utilizzo della firma per atti scolastici e non per altro
no…paraddossalmente non rientra neanche nel Bonus Docenti e/o Bonus Cultura!
Al di là delle considerazioni +o- polemiche il problema rimane:
- i docenti NON sono tenuti a dotarsi in autonomia di firma digitale (neanche i docenti universitari!);
- allo stato arttuale i docenti NON sono dotati di firma digitale (tranne rarissime eccezioni come i professionisti che insegnano);
- i verbali del consiglio di classe [che sono atti pubblici] vanno dematerializzati.
Torno quindi all’origine del post, il workaround che segue:
a) il presidente e il segretario appongono una firma grafica nel PDFdel verbale;
b) il Dirigente scolastico a posterioni sottoscrive digitalmente il verbale.
Questa procedura rende il verbale aderente ai dettami dell’art.21 c.2-ter del CAD?
ogni dematerializzazione richiede 2 cose:
- sottoscrizione digitale
- marcatura o riferimento temporale
Certo, concordo.
Il riferimento temporale è ottenuto con il protocollo informatico.
La sottoscrizione digitale (nel senso di firma digitale - certificato qualificato) al contrario non è sempre richiesta. Per taluni documeni, infatti, va bene la firma avanzata come la grafometrica. Per i consigli di classe (atti pubblici) è obbligatoria a pena di nullità la firma digitale del pubblico ufficiale. Nel caso dei consigli di classe i pubblici ufficiali sono il docente presidente e il docente segrerario che NON hanno la firma digitale (appongono la firma grafica). La firma digitale del dirigente scolastico apposta a posteriori può bastare?
capisce che ci muoviamo in un ambito che in assenza di disposizioni amministrative di tipo attuativo dove a sostenere una tesi si può facilmente essere smentiti dal MIUR perchè interpreta in modo diverso 
I notai affermano (https://www.notariato.it/sites/default/files/Notartel_interattivo_def_0.pdf) che la “firma autografa acquisita digitalmente” prevista dal art. 21 c2-ter del CAD NON è la scansione della firma autografa apposta in modalità tradizionale, ma qualcosa di più articolato.
Secondo questa interpretazione, la risposta alla tua domanda sarebbe no.
Però nella procedura che propongo NON si tratta di una scansione di firma autografa ma di apposizione di firma grafica (non grafometrica) con tavoletta digitale. A seguire sullo stesso documento pdf il Dirigente Scolastico appone la firma digitale per il mantenimento dell’integrità, l’autenticazione delle firme grafiche, ecc.
Salve, a rigore di CAD (art. 21 c. 2-ter) l’operazione, collaudata per la firma di contratti e simili alla presenza del pubblico ufficiale, sembrerebbe non funzionare, proprio perché il dettato normativo suona piuttosto perentorio circa la necessità di firma digitale o qualificata. In piu’ - a rigore - il dirigente scolastico dovrebbe essere presente al momento della firma/chiusura del verbale-seduta, cosa che raramente avviene (e a quel punto sarebbe lui a presiedere la seduta).
Vista la chiarezza della disposizione, ahime’ credo che la soluzione piu’ semplice, ma evidentemente impraticabile, sia la firma digitale. Fra l’altro per il ministero - esistendo gia’ SIDI come piattaforma per la firma remota (se non sbaglio) - la spesa per i certificati di firma per i docenti sarebbe irrisoria.
Un paio di precisazioni:
- per quanto riguarda marcatura o riferimento temporale, si risolve con la registrazione a protocollo (riferimento temporale opponibile a terzi al pari della marca temporale);
- per le firme autenticate il fatto che chi autentica sia un dipendente pubblico nell’esercizio di una sua funzione consente tranquillamente (art. 25 c. 2 del CAD), di acquisire semplicemente tramite tavoletta (o anche scansione) il solo tratto della firma. Ciò rende del tutto inutile, pernicioso e dispendioso l’impiego della firma grafometrica (intesa come raccolta di dati biometrici) in un contesto pubblico.
Chiudo con un’altra riflessione.
Al di là degli aspetti di firma, la dematerializzazione impone anche altri accorgimenti. I verbali digitali degli organi collegiali, come verrebbero gestiti? Dove verrebbero tenuti? In che modo repertoriati per assicurarne la consecutività e la facile reperibilità? Gli attuali sistemi di gestione documentale in uso nelle scuole - chiedo, non conosco la riposta - sono attrezzatti per gestire queste tipologie documentarie? Consentono, oltre alla necessaria registrazione di protocollo (per il riferimento temporale e la cattura nel sistema di gestione documentale), di creare correttamente le serie dei verbali in appositi registri/repertori? Hanno magari una procedura guidata per queste operazioni (redazione, firma, registrazione, numerazione…)?
Tutte le scuole sono attrezzate con sistemi di gestione documentale aderenti alla normativa talvolta in grado di gestire egregiamente anche il workflow. La dematerializzazione, invece, al di là del registro di classe elettronico, è spesso al palo. Anche per la rigidità di alcune regole del CAD di cui stiamo scrivendo che sembrano imporre la firma digitale a tutti i docenti.
Oggi le scuole, tranne rarissime eccezioni, sono dotate di un sistema per la gestione documentale, taluni ottimi con la gestione del worklow, altri con le caratteristiche minime di legge. I verbali degli organi collegiali, una volta sottoscritti, sono di facile gestione con la trasmissione degli stessi al protocollo (e alla successiva fascicolazione) attraverso il workflow o, al limite, con la posta elettronica istituzionale @istruzione.it associata al verbalizzante.
perchè non usare SPID ? Non è una firma digitale, ma a monte c’è un riconoscimento de visu, un accesso con SPID che permetta una sorta di sottoscrizione, un visto, qualcosa di simile, abbinato ad un ruolo riconosciuto (pianta organica) nella scuola, non potrebbe essere sufficiente ? Lo SPID ha il grande vantaggio di esserwe gratuito nella maggior parte dei casi, inoltre gli insegnanti già lo usano per il bonus… se vale per quello perchè non per i verbali ed altri documenti ?
perché il CAD per gli atti pubblici prescrive esplicitamente la firma digitale del pubblico ufficiale (i docenti presidente e segretario nel caso in questione) a pene di nullità dell’atto (art. 21 c 2-ter CAD).
il 2-ter parla di firma qualificata o digitale. Spid non potrebbe essereuna firma qualificata ? Se è accettata per la validazione della denuncia dei redditi che diversamente è firmato con firma autografa, non potrebbe essere sufficiente anche per un verbale ? certo forse andrebbe previsto in maniera eplicita in una normativa specifica…
certo poi rimarrebbe il problema della conservazione …
No, no, le firme qualificche sono basate su un certificato qualificato (la firma digitale è un’implementazione di firma qualificata), lo SPID è tutta un’altra tecnologia che non fa uso di certificati qualificati (purtroppo).
continuo a pensare che con una modifica o una norma speciale si potrebbe fare. la certezza dell’identità c’è.