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Recovery Fund - 10 proposte per gli enti locali

Ciao a tutti.

Potrebbe essere interessante fare delle proposte di digitalizzazione associate agli investimenti da motivare nel recovery fund, per permettere agli enti locali (comuni nel caso specifico perchè conosco quelli) di fare un salto rilevante.

Cercherei di fare 10 azioni che siano molto concrete e fattive da presentare al Ministero dell’Innovazione e Funzione Pubblica.

es.

  1. digitalizzare tutti gli archivi: sembra una cosa che porta a poco, ma pensate avere tutti gli archivi comunali che ora sono soggetti a temporali, acqua, fulmini, digitalizzati che sollievo

Cosa ne pensate?

@Patrizia_Saggini @cirospataltri?
Qualcuno vuole partecipare alla stesura?

Andrea

Digitalizzare gli archivi è un’operazione utilissima ma enormemente complessa e costosa (e lunga se gli archivi sono corposi), perchè il problema non è la digitalizzazione pura e semplice ma l’indicizzazione fatta come si deve da professionisti (che sennò non si trova più niente). Purtroppo alla funzione pubblica questo concetto è chiaro, ma a qualcuno molto più in alto è assai meno chiaro. Io senz’altro inserirei questa digitalizzazione, ma non al punto 1.

Per me al primo posto c’è la digitalizzazione delle procedure riguardanti i bilanci e i prestiti. Ad es. nel mio ente si fa il bilancio, si manda (per ora) in PDF via pec ai revisori, una volta ok si manda a Ministero e MEF, che a loro volta approvano (tradotto, nuova pec con allegato pdf con il timbro del visto e la firma digitale, o nota pdf protocollata di approvazione), poi si manda il tutto con ulteriore PEC al tesoriere che prende atto delle variazioni (se riesce a leggere dopo le ripetute scansioni multiple). Non sarebbe BANALE mettere su un portale dove dal gestionale dell’ente di caricano i DATI del bilancio, chi di dovere firma in sequenza o respinge facendo le sue osservazioni, e poi i dati approvati vengono inoltrati al tesoriere che se li carica automaticamente nel suo gestionale? (ovviamente lasciando l’opzione di stampare in libertà)
Tra l’altro in questo modo si saprebbe sempre in ogni momento dove è ferma la pratica (adesso si deve telefonare per sapere su che scrivania è, se Tizio ha firmato ma si attende il protocollo, se Caio non l’ha ancora preso in mano…) e i tesorieri non dovrebbero ridigitare le cifre a manina nei loro gestionali. Per non parlare del vantaggio di poter confrontare in un attimo i dati col bilancio precedente, fare statistiche, analisi ecc. Me li immagino nei vari enti che vanno in archivio a cercare il bilancio precedente per controllare se corrispondono le cifre di partenza ecc ecc…
Lo stesso vale per i mutui di Cassa Depositi e Prestiti e relativi monitoraggi. Per la rinegoziazione attuata a causa covid ho sentito dire che la richiesta di rinegoziazione andava inviata con raccomandata AR… una per ogni prestito. Possibile che non si possa fare di meglio?

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  1. Dotare ogni cittadino (o residente?) di: firma digitale remota, casella PEC/SERCQ con spazio di archiviazione per documenti (archivaizione contestualizzata), CIE e SPID.

  2. consentire alle p.a. di usare ANPR

  3. Stabilire uno standard di interscambio per le istanze e dichiarazioni presentate alla p.a.: un dizionario dei termini e un formato elettronico almeno per i dati anagrafici, possibilmente una lista controllata di procedimenti amministrativi attivabili, una regola certa per come firmare validamente dette istanze e dichiarazioni…

  4. Adozione di uno standard di interoperabilità per le interazioni con il livello contabile/finanziario dell’ammiinstrazione (a partire da XBRL, OPI, strumenti SIOPE ecc.)

  5. Regole for dummies per la produzione di originali digitali nella p.a. (anche solo per le lettere adesso stampate, firmate e pdf-izzate:, anche solo chiarire come gestire data e numero di protocollo rispetto alla loro presenza su cio’ che si vede a schermo del documento principale)

  6. Unificazione del concetto di metadati del documento informatico e di metadati per la trasmissione del documento protocollato, unendoci anche il corrispettivo digitale della tradizionale segnatura di protocollo (quella che non ha niente a che fare con la trasmissione via protocollo interoperabile).

4., 5. e 6. non si vendono assolutamente al cittadino al contrario dell’inutile mancetta per comprare un tablet, ma sono azioni indispensabili se si vuole andare da qualche parte.

Sul 3.: per esempio, che si decidesse che il modulo PDF con estrazione XML è il formato da usare.

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E, aggiungerei, prima ancora una buona descrizione archivistica (con eventuale ordinamento del fondo).

Aggiungo quindi un punto 7. alla mia lista:
7. definizione tassativa a livello nazionale del set di metadati e il formato elettronico di archiviazione per archivi cartacei digitalizzati (formato elettronico degli oggetti digitalizzati, come aggregarli tramite quali metadati strutturali, come rendere la descrizione, come consentire l’estrazione totale o parziale delle unità archivistiche), regole certe per la dichiarazione di conformità all’originale tramite certificazione di processo ecc.
7bis. finanziamenti a tappeto per ordinare/descrivere/digitalizzare archivi esistenti
7ter. riconversione degli archivi di stato per accogliere finalmente documenti digitali (o digitalizzati).

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ultima, poi mi cheto

  1. risolvere il problema “come inviare telematicamente un documento digitale che non entra in una pec” (es.: 500MB di progetto esecutivo di un qualsiasi lavoro)
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Il che mi ricorda il punto ZERO della mia lista:
0. Consip faccia il salto di qualità dell’usabilità vera. Bisogna che CONSIP finalmente si faccia carico anche del DOPO stipula degli accordi quadro, e del catalogo prodotti del MEPA, e misuri la soddisfazine degli utenti finali non solo per le cose di cui è sicura del buon funzionamentoma anche per quelle che sa danno problemi.
Es. ogni singolo accordo quadro di noleggio fotocopiatrici che ho stipulato, ho avuto il funzionario consip che è venuto a controllare se le date di consegna erano state rispettate dal fornitore, se eravamo soddisfatti della qualità delle macchine, se avevamo suggerimenti per il futuro ecc.
MAI una volta che si sia visto qualcuno su accordi in cui era palese ci fossero problemi, e penso in particolare alla PEC: non conosco nessuno che sia contento del servizio offerto. Caselle di dimensioni ridicole, ricerca limitata a 3 mesi in 3 mesi, opzioni di ricerca archeologiche e così via. E quando ho provato a segnalare che c’erano difficoltà, spallucce.
Ancora, il catalogo MEPA è stracolmo di fornitori con prezzi civetta da 0,01 cent a pezzo con limitazioni di vario tipo all’acquisto (es. millemila pezzi minimo ecc) inseriti solo ed esclusivamente per indurre il funzionario a fare l’ordine e consentire al fornitore di avere un contatto per chiamarlo e offrire poi un ALTRO prezzo, ma Consip ritiene non sia suo compito eliminare questi prezzi e prezzi fermi da anni e anni, di fornitori che se ne disinteressano. Poi non conosco il lato impresa, ma anche a sentire le ditte la gestione del catalogo non è banale… In generale il catalogo MEPA è quanto di più controintuitivo esista, sia per la ricerca dei prodotti in sè (è un pò che non provo ma un tempo cercare HP o H.P. o Hewlett Packard dava risultati molto diversi) che per le opzioni di confronto prezzi e prodotti. Se si vuole che sprigioni il suo vero potenziale bisogna che diventi un Amazon della PA, con tanto di recensioni degli uetnti sulle imprese e sui prodotti.
E’ stato un vero peccato che Diego Piacentini fosse legato da vincoli di riservatezza e magari in conflitto di interessi sul tema e quindi non abbia potuto occuparsi dell’argomento, perchè lui aveva le competenze necessarie e sarebbe stato l’uomo perfetto per trasformare il MEPA in un ecommerce decente. Se il MEPA fosse agile e funzionale i risparmi sarebbero enormi.

Aggiungo anche, sebbene sia assai poco vendibile a Bruxelles come riforma vera, il divieto assoluto a pena di sanzioni corporali di chiedere monitoraggi su dati già noti. Un pò una sorta di replica del divieto di chiedere al cittadino cose in nostro possesso (o di altre PA).
Il tempo che i funzionari perdono a rispondere a monitoraggi continui è una cosa che solo chi vive fianco a fianco con loro può capire. Eppure è un continuo di richieste da Corteconti, MEF, ISTAT, Interno, funzionepubblica… che spesso chiedono cose simili ma che divergono di poco per cui non puoi rimandare quelllo che avevi mandato a un altro. Tra l’altro, ad anno finito ti chiedono cose che non ti avevano detto prima di rilevare quindi devi andare a ritroso impazzendo (o inventando-approssimando, come taluni fanno). E uno vuole il pdf firmato, l’altro l’xls, l’altro il caricamento manuale su una piattaforma, l’altro la PEC…
Non si potrebbe accentrare tutti i monitoraggi su un solo soggetto (es. ISTAT) che faccia da collettore per tutti i ‘curiosoni’ e raccolga i dati di ogni tipo (su personale, pagamenti, procedimenti…) in modo sistematico e decente (magari con la piattaforma nazionale dati) e li estragga di volta in volta da solo e senza fare impazzire gli uffici finali? Non penso a un ulteriore passaggio per cui la richiesta di Corteconti arriva a ISTAT che poi la gira a me, ma a un filtro per cui ISTAT risponde da sola elaborando e inviando i dati che io le ho mandato tempo prima.

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Sull’ultimo punto sfondi più di una porta aperta: si perde tantissimo tempo a relazionare, rendicontare, elaborare e rielaborare dati per altre PP.AA. centrali e regionali, che chiedono gli stessi dati in modo anche diverso. E’ un’assurdità, si potrebbe prevedere l’obbligo di invio periodico (non troppo ravvicinato però, magari su base solo annuale) di dati rilevanti in sede es. di controllo in un determinato formato strutturato, interoperabile ed aperto ad una piattaforma unica centralizzata, con divieto assoluto ed inderogabile di richiederli. Mi viene in mente come concetto la BDAP (che in materia finanziaria può sgravare gli Enti, ma deve essere esteso a tutti i settori e a tutte le tipologie di dati acquisibili). Ah, piattaforma centrale che funzioni e sopporti diverse migliaia di richieste al secondo, altrimenti tanto vale… (INPS docet).

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Salve a tutti, aggiungo alla discussione i miei 2 punti.
a) creare un team regionale di ‘facilitatori’, startupper che gratuitamente assista e segua le pa e i loro informatici nell’attivazione di servizi (es. porta di dominio) e nella digitalizzazione. D’esempio è il team Cresci della Regione Veneto.
b) creazione di datacenter regionali dedicati alle pa, con tariffe ribassate, per aiutare il passaggio al cloud

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Io aggiungerei un software unico nazionale per gestire l’albo pretorio dei comuni e un set di strumenti per organizzare i referendum negli enti locali, i particolar modo poter raccogliere le firme necesarie tramite SPID o CIE.

La proposta a) di Francesco Bottari di avere dei facilitatori o tutor che seguono, assistono e supportano direttamente passo passo gli Enti (specialmente quelli meno strutturati, che non hanno uffici/personale deputati all’informatica), per l’attuazione dell’Agenda digitale e del piano triennale ritengo sia molto condivisibile.

In Enti piccoli il personale, spesso sottodimensionato rispetto ai carichi di lavoro, deve già attendere a ben altri compiti istituzionali “tradizionali”, le risorse da destinare ad affidamenti di consulenze esterne sono limitate dalle esigue risorse finanziarie di bilancio … non è poi così strano se gli obiettivi del piano triennale in queste condizioni finiscano in coda a ben altre priorità: se è così importante il raggiungimento dei target da parte del MID/DTD e di AGID ciò faciliterebbe molto le cose…

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Ok, ma

  1. non servono finanziamenti per trovare volontari
  2. è sempre (più) difficile trovare volontari quando nello stesso settore l’ente superiore/vicino paga somme importanti per lo stesso identico servizio a qualche “fortunato”. Il volenteroso startupper presto o tardi si sente preso in giro.

Sarebbe interessante un unico software per tutti gli enti locali con un Team di startup dedicato, oltre che un Team che li affianchi per tutte le novità normative da implementare.

Pensiamo a quanto sia stato / è complicato per ogni singolo ente l’integrazione con PagoPa, SPID, CIE, procedimenti amministrativi, ANPR…
Vogliamo parlare dei soldi spesi?

Ci sono enti che ad oggi non hanno ancora digitalizzato gli atti amministrativi…

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Non è fattibile perchè distruggi un mercato, quello dei fornitori sw della pa.

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Sarebbe interessante scorporare dalle singole software house i reparti/le branche che presiedono al software P.A., per unire le intelligenze, le esperienze e i risultati positivi delle scelte migliori e strategiche di ciascuna casa, ma lo vedo improbabile, dato che è un asset importante per i produttori e rende belle cifre negli affidamenti/appalti di fornitura, assistenza e supporto… basterebbe imporre l’obbligo di adeguata documentazione dei software gestionali (spesso si paga sonante l’assistenza per fare cose per cui basterebbe un buon manuale/guida in linea) e basterebbe imporre formati di interscambio omogenei dei dati importati ed esportati (i costi assurdi delle transizioni da un gestionale all’altro).

Esatto. Imporre per legge

  1. che i dati sono e restano tuoi e tu hai il sacrosanto diritto di estrarli gratuitamente in un formato standard interscambiabile e metadatato. Poi starà a te e alla sw house dell’altro programma ‘incastrarli’ nel modo adeguato nel loro nuovo db, ma intanto li devi poter avere. Ho perso il conto delle volte in cui mi sono sentita dire “dobbiamo tenere il vecchio sw oltre al nuovo perchè non è possibile migrare l’archivio vecchio”. Es un protocollo di cui non faccio il nome per cui se devi fare una ricerca su pratiche anteriori a una certa data devi aprire il vecchio programma non più in uso perchè non è stato possibile esportare il vecchio db. O meglio, perchè per farlo la sw house del vecchio chiedeva milioni (per un protocollo SENZA IMMAGINI!!! Figurarsi la difficoltà).
  2. che se fai una personalizzazione per un ente pubblico la estendi a tutti gli altri gratis senza fiatare. Una sw house di cui non faccio il nome ha fatto una personalizzazione “clamorosamente complicata” per l’ente A, ossia esportazione dei dati che vedi a video in pdf e xls e adesso per estendere la stessa funzionalità all’ente B dello stesso ministero chiede altri soldi. L’ente B cambierà fornitore, ma mai più devono verificarsi situazioni simili.
    Ah, ovviamente per chi non adempie deve esserci il divieto di contrarre con le PA per un termine decisamente lungo.
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Come al solito il legislatore non capisce niente di come lavorano le PP.AA. e quali problemi devono affrontare ogni giorno nella risoluzione delle incombenze amministrative e nei rapporti con utenti e fornitori. Bastava pensare (magari 30 anni fa) ad un divieto assoluto di “vendor lock-in” per qualunque software gestionale destinato ad una P.A. e quindi predisporre un assetto regolatorio e sanzionatorio conseguente: è ridicolo che, con le fatture che paghiamo per canoni di licenza d’uso e di assistenza, anche per le transizioni da un gestionale all’altro si sia in ostaggio, a meno di non pagare cifre astruse per trascodifiche, esportazioni ed importazioni (sui risultati delle quali, tra l’altro, stendiamo un velo pietoso, perché niente fila mai liscio, sai quello che lasci ma non sai quello che trovi, per mille intuibili ragioni…).

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